6 bonnes raisons de mettre en place le flex office

27 juillet 2023

Le mode de travail hybride est aujourd’hui devenu la norme pour la quasi-totalité des entreprises. Le nombre de jours de télétravail offert à l’embauche est d’ailleurs désormais, pour certains, un point presque aussi important que la rémunération elle-même. Ce mode de travail offre, entre autres, aux entreprises, l’opportunité de réorganiser leurs espaces, et faire évoluer les bureaux. Certains se tournent alors vers le principe du flex office. Et peut-être devriez-vous aussi y penser ! Quelques arguments en ce sens dans cet article.

Qu’est-ce que le flex office

Avec le télétravail devenu norme, il va de fait qu’un certain nombre de bureaux restent désormais inoccupés plusieurs jours par semaine. Le concept du flex office est donc simple : il réside sur le fait de réduire le nombre de bureaux pour l’adapter non plus au nombre d’employés dans l’entreprise, mais au nombre de ceux physiquement présents au bureau sur une journée classique.

Finis les bureaux dédiés. Bonjour les bureaux mobiles et partagés.

Chaque employé peut désormais s’installer où il veut lors de sa présence au bureau. Et si cette habitude semble pour certains un peu contraignante, elle présente cependant de nombreux avantages pour les entreprises ! A condition bien sûr de préparer les équipes comme il se doit face à ce changement de taille, et de leur mettre à disposition les solutions adaptées pour faciliter leur quotidien. Un logiciel de réservation de bureaux ou logiciel flex office sera bien sûr indispensable afin de permettre à l’ensemble des équipes de préparer au mieux leur présence au bureau et de s’assurer d’avoir un espace disponible, et adapté à leurs besoins du jour. Misez sur une solution facile d’utilisation pour tous, l’objectif étant avant tout de simplifier le quotidien de vos collaborateurs et leur faire gagner du temps lorsqu’ils sont au bureau. Enfin, l’ensemble des outils informatiques doit aussi être pensé dans le sens de ces nouvelles façons de collaborer.

1. Baisse des coûts immobiliers

Entre les déplacements professionnels, les congés, les arrêts maladies éventuels, et désormais le télétravail plusieurs fois par semaine, le taux d’occupation d’un bureau attitré ne dépasse pas 60%. Ce qui fait 40% de temps où les bureaux restent inoccupés ! Manque à gagner considérable pour les entreprises pour qui, on le sait, les charges immobilières représentent une part importante des charges d’exploitation.

Opter pour une organisation en flex office et proposer des bureaux partagés permet d’adapter le nombre de postes de travail disponibles au nombre réel d’employés physiquement présents dans l’entreprise à un temps T. Il y aura donc moins de postes de travail que d’employés. Et de fait, une surface de bureau nécessaire moins importante.

Une étude menée par BNP Paribas Real State révèle que déjà plus de 60 % des entreprises françaises ont revu leur contrat de bail en misant sur la réduction de la surface de travail afin de réduire les coûts immobiliers.

2. Réduction de l’impact environnemental

Qui dit surface réduite dit consommation énergétique moindre. En effet, la surface à chauffer, à climatiser, à éclairer, à entretenir, sera moins importante. Une réduction des coûts, certes, mais surtout un impact environnemental non négligeable. Sujet qui occupe grandement l’actualité et enjeu majeur pour beaucoup d’entreprises, ce changement peut donc être justifié par une démarche RSE engagée. Sans oublier que les journées offertes en télétravail à vos employés participeront aussi à cet effort grâce à la réduction des déplacements quotidiens et donc des émissions de carbone associées.

3. Meilleure qualité de vie au travail

Le flex office, parfois difficilement accepté par les employés, peut pourtant rimer avec bien-être au travail, à condition de l’avoir bien anticipé, d’accompagner vos équipes dans ce changement, et de les équiper des bons outils pour leur simplifier le quotidien. La majorité des entreprises qui optent pour des bureaux partagés et réalisent donc une réduction des charges immobilières profitent de ce changement et de ces économies pour repenser l’équipement de leurs espaces. Au final, c’est un gain dans la qualité de vie au travail (QVT) pour chacun ! On oublie aussi la notion de « plus beau bureau pour … » puisque chacun est désormais logé à la même enseigne.

L’autonomie est de mise pour un meilleur épanouissement. Les employés peuvent changer de place au cours de la journée selon leurs envies / projets. Des espaces adaptés aux besoins réels : travail collaboratif, espaces plus privatifs avec zones d’appel dédiées, salles de réunions souvent plus spacieuses et mieux équipées, espaces de pause revus, … Les services mis à disposition sont aussi modernisés et pensés pour permettre cette flexibilité. Les locaux sont modernisés, le design est soigné, et la technologie souvent de pointe. Finie la routine lorsqu’on vient au bureau !

4. Renforcement de l’image de la marque employeur

Ce bien-être gagné est un argument favorable tant dans vos recrutements que pour participer à la rétention de vos collaborateurs. Les bureaux flexibles, d’autant plus lorsqu’ils sont ré-agencés de façon conviviale, plaisent aux nouvelles générations ! Cela dégage aussi une image positive de l’entreprise et son management en insufflant un sentiment de confiance envers les employés tout en mettant l’emphase sur l’autonomie conférée à chacun.

Ce n’est pas parce que vous faites partie de l’équipe communication que vous n’échangez jamais avec les chefs de produit marketing ou encore avec la responsable RH qui souhaite faire évoluer la communication interne de l’entreprise. Avec un bureau traditionnel, ces sujets seront abordés lors de réunions dédiées, organisées dans des salles de réunion, ou par email, de façon moins directe.

Une organisation flex office vous permettra de choisir de vous asseoir aux côtés des chefs de produit ou de l’équipe RH pour les quelques jours durant lesquels vous travaillez sur des projets communs. Une façon de mieux collaborer ! Plus globalement, le flex office encourage les organisations plus horizontales alors que les bureaux plus traditionnels voient souvent une structure hiérarchique verticale s’imposer d’elle-même. Le flex office responsabilise et laisse une meilleure place à la créativité de chacun !

6. Améliorer la productivité via le flex office

Offrir aux collaborateurs la possibilité de s’installer aux côtés des personnes avec qui ils travaillent réellement n’a pas qu’un objectif de bien-être. Loin de là. Les échanges facilités qui en découleront, améliorent grandement le travail collaboratif et la productivité de chacun. L’information circule plus facilement grâce aux nombreux échanges que ces nouveaux espaces partagés provoquent car si l’on choisit généralement son voisin en fonction des projets en cours il arrive aussi régulièrement que l’on cherche simplement un bureau où travailler plus au calme. Le flex office est donc aussi la source de nouvelles rencontres ou d’échanges qui n’auraient pas lieu dans une organisation plus traditionnelle. Globalement, cette nouvelle organisation offre un environnement de travail dynamique, propice à plus d’échanges pour finalement booster la productivité de chacun, impactant alors positivement le chiffre d’affaires de l’entreprise.