6 conseils pour optimiser votre communication descendante

1. Personnalisation et ciblage des messages

La personnalisation des messages de communication descendante consiste à adapter les messages en fonction des destinataires, une pratique essentielle pour plusieurs raisons. Pour cela, nous devons avoir la possibilité de cibler les destinataires et adapter le message.

Lorsque les messages sont personnalisés, ils deviennent plus pertinents et impactants pour les destinataires. Chaque membre de votre équipe a des enjeux et des préoccupations uniques, et la personnalisation doit permettre de s’adapter à ces particularités. Par exemple, un message destiné au département financier devrait être formulé différemment de celui destiné à l'équipe marketing, en mettant en avant les informations cruciales pour chaque fonction.

La personnalisation participe également à l'engagement des employés. Les messages personnalisés sont plus valorisants et provoquent ainsi une meilleure implication dans les objectifs de l'entreprise.

2. Diversification des canaux de communication

La diversification des canaux de communication est une pratique importante pour renforcer la communication descendante au sein des organisations, toujours dans un objectif de coller aux préférences, habitudes et enjeux de chacun. Certains collaborateurs seront plus réceptifs aux communications écrites, comme les e-mails ou les messages internes, tandis que pour d'autres les messages importants auront besoins d’être exprimés à l’oral. Pensez à vous adapter pour proposer des réunions physiques, des présentations visuelles, ou même des vidéos.

En diversifiant les canaux de communication, vous maximisez les chances que votre message soit entendu. Si vous vous limitez à un seul canal, vous risquez de laisser certains employés passer à côté. La diversification des canaux assure également une meilleure réceptivité en cas de problèmes techniques ou de perturbations sur l'un des canaux. Par exemple, transmettre des messages uniquement par mail est une habitude dangereuse. Le risque que l’information soit perdue dans le flot des emails et effacée par mégarde sans être lue est grande. En utilisant plusieurs canaux, et en utilisant des outils adaptés, vous réduisez ce risque.

Aujourd’hui de nouveaux outils existent pour aller plus loin que les simples mails et réunions. Des outils peuvent par exemple vous permettre de communiquer vers vos collaborateurs directement sur le poste de travail via les notifications Windows, via leurs écrans de verrouillage ou encore via leurs fonds d’écrans. Tandis que des solutions plus connues comme l’affichage dynamique apportent également un moyen supplémentaire pour communiquer avec vos salariés que ce soit pour de la communication descendante opérationnelle ou informative.

3. Communication descendante en temps réel

Une communication réactive est souvent un élément essentiel pour assurer la pertinence des informations transmises au sein d'une organisation, ainsi qu’une réaction appropriée et efficace. Cela implique des solutions adaptées pour assurer la diffusion immédiate des informations, des mises à jour et des messages d’alerte. La communication en temps réel améliore ainsi la coordination au sein de l'équipe,  favorise la prise de décision, la résolution efficace des problèmes et la productivité globale.

Certaines informations ont une durée de vie limitée. Cruciales quand elles sont diffusées en live, leur intérêt se périme vite… Par ailleurs, d’autres informations sensibles méritent une communication urgente (communication de crise,…). Il est donc crucial de disposer de solutions permettant de toucher les collaborateurs de façon immédiate.

En ce sens, différents logiciels permettent une communication top-down en temps réel. Certains peuvent même permettre une communication d’urgence directement sur les postes de travail des collaborateurs afin d’alerter ces deniers si besoin.

4. Hiérarchisation des informations

La hiérarchisation des informations est un aspect fondamental de la communication descendante, visant à organiser les messages de manière à ce qu'ils soient clairs, accessibles et compréhensibles pour l'ensemble de l'équipe.

La hiérarchisation consiste à structurer les informations en fonction de leur importance et de leur pertinence pour les destinataires. Les messages essentiels et prioritaires doivent être les plus facilement visibles et accessibles, suivis par les informations complémentaires. Cette approche permet aux employés de saisir rapidement les points cruciaux et prioritaires sans être submergés par des détails inutiles.
Cette hiérarchisation peut se faire de différentes manières :

• Soit par la hiérarchisation des canaux, par exemple le canal mail va servir aux informations concernant l’administratif tandis que des écrans d’affichage dynamique vont permettre la communication d’informations opérationnelles (tableaux de bord…).
• Soit par la forme que ceux-ci prennent : par exemple si l’on opte pour un outil qui permet de pousser de l’information via les notifications Windows, les messages de prévention pourront prendre la forme de notifications avec un visuel orange tandis que les notifications d’évènements internes pourront avoir un visuel bleu.

L'organisation hiérarchique des informations est particulièrement précieuse dans les situations complexes où plusieurs éléments doivent être communiqués simultanément. Les outils évoqués plus tôt tels que l’affichage dynamique, les outils d’alerte ou de communication via les fonds d’écrans sont autant d’outils qui peuvent vous permettre de créer une hiérarchie claire pour votre communication descendante.

5. Mesure des performances de communication descendante

Qui dit communication dit mesure de performance, si cela peut sembler futile pour la communication interne, c'est une erreur à ne pas faire. Celle-ci vise à surveiller, évaluer et analyser l'efficacité de la communication pour garantir qu'elle atteint ses objectifs. Mais l’organisation doit déjà s’assurer que les messages ont bien été reçus et lus.
Il est donc souhaitable, pour les messages jugés essentiels, d’avoir un outil permettant de s’assurer de la bonne réception et de la lecture des communications (statistiques d’envois, réceptions, lecture,…)

L'analyse des performances offre des informations précieuses pour apporter des améliorations. Si les indicateurs montrent que certains messages ne sont pas lus, pas bien compris ou que l'engagement des collaborateurs est faible, il est nécessaire d’ajuster la stratégie de communication interne en conséquence que ce soit sur le fond, sur la forme ou sur le canal utilisé.

Pour cette mesure de performance, collecter des retours oraux peut être un moyen simple de procéder mais cela reste limité et sommaire. Si vous optez pour des solutions logicielles, la plupart vous offriront une part conséquente d’analyse statistique de vos communications : envois, réceptions, diffusions, vues, clics…

6. Formation et sensibilisation

Tout processus au sein d'une organisation nécessite une part de formation et/ou de sensibilisation. La communication descendante n'y échappe pas. Cela est essentiel pour garantir que tous les membres de l'équipe comprennent l'importance de la communication interne et possèdent les compétences nécessaires pour la mettre en œuvre.

La formation à la communication descendante vise à doter le management des compétences nécessaires pour transmettre des messages clairs, pertinents et adaptés à leur cible. Elle peut inclure des formations sur la construction des messages, la présentation orale, la gestion des réunions, ou encore l'utilisation de supports visuels pour renforcer la compréhension.

En plus de développer des compétences techniques, la formation permet également de sensibiliser les employés à l'importance de la communication descendante pour le succès de l'organisation. Elle peut expliquer comment une communication efficace contribue à l'engagement collaborateurs, à la cohésion de l'équipe et à la réalisation des objectifs organisationnels.

L’exemple de la gestion de crise

La gestion de crise met en évidence pourquoi une communication descendante efficace est essentielle. Lorsqu'une situation critique survient, la capacité à anticiper, réagir, communiquer rapidement et clairement est cruciale. Une communication bien gérée et dirigée assure la transparence, la coordination, et doit fournir les éléments clés pour limiter les perturbations et protéger l'entreprise. L'intégration de solutions technologiques modernes, telles que des logiciels d'alerte, renforce la capacité à gérer la crise de manière efficace.

Dans un cas de gestion de crise, un logiciel d’alerte peut vous permettre d’informer vos collaborateurs instantanément et de façon immanquable via un visuel au centre de leur poste de travail. Le tout leur indiquant la marche à suivre et leur fournissant une source d’information transparente et fiable.

Conclusion

Ces différentes pratiques permettent d’optimiser la communication descendante en s'assurant que les messages atteignent leur cible, qu'ils soient compris, qu'ils favorisent l'engagement et la collaboration, et qu'ils contribuent à la réalisation des objectifs organisationnels et opérationnels. En veillant à ce que les différents membres de l'organisation soient à la fois des émetteurs et des récepteurs bien informés et compétents, la communication descendante devient un outil puissant pour renforcer l’alignement des équipes, la cohésion, la productivité et le succès global de l'entreprise.

Partenaires technologiques