7 conseils pour optimiser votre communication interne

13 décembre 2022

Besoin de communiquer à vos collaborateurs ? ? Si vous pensez comme nous que la communication interne est cruciale, voici 7 conseils qui vont vous aider à dépoussiérez votre communication interne, la rendre adaptée et performante.

Avant d’entrer dans le vif du sujet, voici les trois types de communication interne auxquelles une entreprise est confrontée :

Communication opérationnelle : celle qui touche au fonctionnement propre de votre entreprise c.-à-d. accueil des nouveaux arrivants, annonces RH, politiques commerciales…
Communication interpersonnelle : celle qui est la plus difficile à maîtriser mais qui a pourtant un fort pouvoir d’influence sur le fonctionnement opérationnel de votre entreprise. Il s’agit ici des bruits de couloirs, des informations glanées entre employés à la pause-café, ou tout simplement des échanges entre l’ensemble de vos collaborateurs au sein de l’entreprise.
Communication motivationnelle : celle qui est souvent oubliée pourtant essentielle pour la santé de votre entreprise car elle permet de créer une cohésion d’équipe et votre culture d’entreprise. Il va donc falloir féliciter / encourager / partager avec vos équipes.

Si l’entreprise a peu de leviers pour influer sur la communication interpersonnelle, les 7 conseils qui vont suivre visent à vous aider à rendre performante la communication opérationnelle et motivationnelle, et ainsi réduire l’importance de la première.

1. Fixer des règles et s’y tenir

Quand certaines entreprises n’ont pas forcément les ressources humaines pour gérer la communication interne, celle-ci peut être gérée de façon erratique. Or il est important d’établir un plan de communication à proprement parler. Il conviendra de définir les sujets à aborder, le ton des messages, … mais également la fréquence de ceux-ci. Tous ces points peuvent varier selon les cibles de communication visées. Comme pour votre communication externe, le message va être différent en fonction des cibles. Le message sera également différent dépendamment de l’émetteur ; ici le service communication ou les ressources humaines ou encore le service informatique.

Il faut donc mettre en place des pratiques claires pour l’ensemble des services qui communiquent en interne. L’utilisation d’une charte graphique, avec la mise en place de templates/gabarits par exemple, permettra de créer une unité visuelle reconnaissable de tous.

Même si ce type de messages est indispensable, il convient aussi d’avoir une communication plus « fun » et motivante, qui fédèrent l’ensemble des collaborateurs. C’est sous la forme de contenus inspirants, sur l’actualité ou encore les « wins » de l’entreprise qui impactent directement les collaborateurs qu’une entreprise doit développer ses actions de communication interne. Celle-ci influence la perception de l’entreprise par les employés, augmente le sentiment d’appartenance. Il est aujourd’hui crucial, notamment avec l’importance du télétravail, de renforcer l’esprit de cohésion en interne en veillant à communiquer à l’ensemble des employés et de manière adaptée. Par ailleurs, vos collaborateurs reçoivent un tsunami d’informations par jour ce qui rend le tri et l’assimilation de celles-ci compliquée.

Ainsi, ils passent souvent à côté des informations importantes. Il existe de nouveaux outils qui permettent de diffuser le bon message ou visuel, de manière ciblée, au bon moment rendant la communication personnalisée, adaptée et efficace

3. Faire participer vos collaborateurs pour une communication interne inclusive

La communication est l’affaire de tous au sein d’une entreprise. Encouragez vos collaborateurs à participer à la création de contenu de communication afin d’éviter une communication principalement descendante est une solution facile à mettre en place. En effet, la communication doit aussi remonter.

Plusieurs axes sont possibles :

Inviter les équipes à faire des propositions afin de contribuer à une réflexion collective. Sondez-les sur les informations qui leur manquent, ce qu’ils apprécient. De cette façon chaque collaborateur amène sa pierre à l’édifice.
Inciter les collaborateurs à partager leurs passions, par exemple en organisant des évènements internes sous l’initiative des employés et relayer ensuite photos et vidéos des moments partagés.
Un outil de communication interne comme Channels pourra notamment faciliter le partage des connaissances, des bonnes pratiques via l’utilisation de l’outil Verrouillage par exemple, qui interviendra pour renforcer ces messages en les diffusant de façon ciblée ou sur l’ensemble des écrans d’ordinateurs de vos collaborateurs. De plus, quand vous avez la chance d’avoir des employés fidèles à votre entreprise, donnez-leur la parole en diffusant leurs témoignages. Pour eux, il y aura un vrai sentiment de reconnaissance et pour une nouvelle recrue ce sera une source d’inspiration. C’est après tout ce que recherche beaucoup de monde, s’identifier à la philosophie d’entreprise afin de répondre à ce besoin d’appartenance qui nous anime.

Une communication cohérente permettra une mobilisation de vos équipes. Votre communication doit être régulière, interservices et transparente.

En effet, vos employés doivent adhérer à votre communication pour devenir un ambassadeur de votre entreprise. Pour cela, au-delà du choix du contenu lui-même, vous devez vous assurer de mener la même communication à vos clients qu’à vos équipes commerciales par exemple. Un employé ne doit pas se dire, « ça c’est ce qu’on leur dit mais bon en vrai, c’est une autre affaire ! ». Il est également important d’avoir un bon timing dans la communication : donner autant que possible la primeur de communication à l’interne.

Ne pas donner le sentiment que les collaborateurs sont bien informés que les clients. Apprendre une information sur l’entreprise par un tweet ou un client par exemple peut être dévastateur.

Sur le même principe votre politique ressources humaines et le fonctionnement interne doivent être sur la même longueur d’onde. Vous ne devez pas entendre au sein de vos rangs, « ça c’est la théorie et la pratique c’est autre chose ».

Mobilisez donc autour de votre culture d’entreprise en communicant vos valeurs.

5. Facilitez l’accès grâce à une diffusion réussie

Maintenant que vous savez ce que vous voulez communiquer, vient la question du comment. Il faut trouver un ou des outil(s) qui permette(nt) une communication directe et fluide. Après tout, vous ne voulez pas que la communication de couloir soit celle retenue par vos équipes. Bien souvent, beaucoup de contenu existe dans les entreprises mais celui-ci n’est pas connu ou pas consulté par les collaborateurs. Comment rendre ce contenu efficace ?

Exit le tableau d’affichage aimanté qui requiert d’imprimer le dernier communiqué interne en x exemplaires. Il existe des solutions digitales pour diffuser et cibler vos communications en un clic. Ces solutions vont capter l’attention et vous assurer que vos collaborateurs ne manquent pas les informations importantes.

Choisissez le bon media et le bon canal pour vos communications :

65% de la population est composée de personnes ayant une mémoire visuelle donc les contenus visuels ou vidéos sont à privilégier. Utilisez donc des écrans d’affichage dynamique dans votre entreprise. Notre solution d’affichage dynamique Media4Display vous permettra de communiquer dans les endroits stratégiques de votre entreprise : hall, salle de pause, openspace, atelier, etc. Cela vous permettra également de communiquer efficacement vers des collaborateurs n’ayant pas ou peu d’accès aux outils informatiques et e-mail d’entreprise, et de ne pas laisser ces collaborateurs en dehors de votre plan de communication.

Il est aussi possible de communiquer directement sur le poste de travail de vos collaborateurs, et ce de manière ciblée. Cette solution, complémentaire à l’affichage dynamique, vous permettra de communiquer vers les collaborateurs, même en télétravail et de vous assurer qu’ils ne passent pas à côté des informations importantes. Oubliez l’email générique adressé à tous, perdu au milieu du flot d’information métier, et optez pour des messages ciblés et un canal dédié à la communication interne : au travers de pop-up d’informations, de personnalisation du fond d’écran ou d’écran de verrouillage, ou même de véritable alerte sur le poste de travail !

Vous l’aurez donc compris, c’est l’heure de la digitalisation de la communication interne.

6. Mesurez les performances de votre communication interne

Pour la communication externe, on recherche toujours à mesurer les résultats. Il doit en être de même pour la communication interne.

Si vous utilisez des outils qui permettent de mesurer l’impact de votre message avec par exemple le nombre de vues, cela va vous permettre de faire le tri sur la qualité des messages, ceux qui n’ont pas obtenu le résultat escompté ou ceux aux contraires qui ont rencontré un franc succès. Toutes ces informations précieuses vont vous permettre d’apprendre et in fine, améliorer vos futurs messages.

L’évaluation statistique est une chose mais rien ne remplace l’évaluation orale ou écrite. Il suffit aussi de demander régulièrement à vos employés ce qu’ils en pensent et ce qu’ils aimeraient voir, de manière informelle ou au travers de sondages digitaux réguliers.

En conclusion, une communication interne réussie repose sur la connaissance approfondie des actions menées afin de pouvoir les ajuster à tout moment.

7. Suivre les tendances de communication interne

Notre dernier conseil est valable pour bien des choses et l’est aussi pour la communication interne : ne pas s’endormir sur ses lauriers, restez en veille constamment et nourrissez-vous des dernières tendances. Celles-ci deviendront source d’inspiration et rendront vos communications encore plus pertinentes. La lecture de cet article est un bon début ! Et sans bons canaux et outils de diffusion, même les meilleurs contenus n’auront pas l’impact escompté !