8 alternatives au mail pour votre communication interne

26 janvier 2023

Le mail de communication interne en entreprise est employé en tant que canal de communication transversale et en tant que canal de communication descendant.
Les canaux de communication interne descendants sont utilisés principalement dans deux buts :

Communiquer des informations institutionnelles comme un évènement, une nouvelle arrivée, un changement organisationnel,
Communiquer des informations urgentes sous forme d’alertes, ces messages d’urgence peuvent concerner des informations liées à l’activité comme un changement de prix dans le retail, ou encore des informations de crise comme une alerte incendie ou encore une cyberattaque.

Aujourd’hui et depuis longtemps, les mails pour la communication interne sont la solution dominante. Surtout lorsque l’on parle de communication interne descendante. Plus qu’une solution dominante, il s’agit d’une solution de facilité, gratuit, clair et facile d’utilisation, les mails peuvent répondre de façon primaire à un besoin primaire.
Néanmoins malgré cela, cet outil vieux d’aujourd’hui presque 60 ans, présente de nombreuses limites, particulièrement en matière de communication interne. Il est clair que l’email ne répond plus aux problématiques actuelles de communication interne. Car si la communication interne se veut à l’origine exister pour le bien de vos collaborateurs, l’utilisation du mail s’avère avoir un effet contre-productif.

Les points négatifs de l’utilisation des mails pour la communication interne

L’utilisation des mails est extrêmement polluante : si l’on prend en compte les éléments suivants
- 319,6 milliards de mails sont échangés chaque jour dans le monde selon Statista
- Selon Carbon Literacy Project un individu reçoit en moyenne 121 mails par jour
- 13,7g d’équivalent CO2 sont émis en moyenne par mail (en prenant la moyenne des mails avec pièce jointe, des mails classiques, et des spams
- 1652g d’équivalent CO2 sont donc émis par jour par personne à cause des mails échangés.
- 0,6 tonnes d’équivalent C02 par an et par personne sont donc produits soit l’équivalent de 6216 kilomètres en voiture pour une voiture moyenne
- Tout cela sans compter le stockage dans le temps de ces mails s’ils ne sont pas supprimés par vos salariés
  Si ce point ne vous importe que peu, sachez que selon une étude CSA, la transition écologique est un sujet important pour 88% des salariés.

Communiquer en interne via les mails réduit la productivité de vos collaborateurs et ce pour de nombreuses raisons :
- Les mails de communication interne engorgent les boites mails de vos employés, cela entraîne naturellement une perte de productivité puisque ces mails internes se glissent parmi les mails à traiter. Selon McKinsey Global Institute, un salarié passe en moyenne 13 heures par semaine à lire et traiter ses mails. C’est autant de temps où votre salarié ne se consacre pas à ses tâches principales.
- Les créent de l’anxiété chez vos salariés, car ils sont un paramètre variable qui peut venir s’ajouter à leur charge de travail. Si certains mails de communication interne sont anodins, la réception d’un mail est pour certains salariés la crainte de voir apparaître une nouvelle tâche leur mettant la tête sous l’eau.

Le mail de communication interne n'est pas, ou difficilement traçable par l’expéditeur. Or lorsque l’on parle de communication interne, il est essentiel de pouvoir suivre la délivrabilité, les impressions, les ouvertures, les clics. Cela permet par exemple de s’assurer que tous les destinataires ont bien reçu la communication et savoir qui l’a ouverte.
Vos collaborateurs pourraient être tentés de répondre au mail, créant à nouveau une perte de temps pour l’expéditeur et le receveur.
Les mails ne permettent pas de réelle catégorisation ou priorisation des messages. Visuellement à la réception du mail votre collaborateur n’a pas de moyen direct de savoir que ce mail est d’une urgence majeure, ou non. Le seul moyen de jouer sur cet élément est l’objet du mail qui peut vite devenir redondant et qui n’est pas systématiquement lu.
Communiquer en interne par mail est l’assurance qu’une partie de vos collaborateurs n’aura pas l’information. En effet, une part importante des mails de communication interne ne sont pas ouverts par les employés et ce pour de multiples raisons : entre 20 et 30% de vos collaborateurs passent à côté de vos mails internes. Le taux de clic lui tourne autour des 10% lorsqu’un clic est possible.
Tout cela entraîne un autre effet négatif, puisque certains types de messages qui pourraient être utiles à votre organisation ne sont pas diffusés car le canal mail n’est pas jugé adapté.

Pourquoi vos collaborateurs n’ouvrent pas vos mails de communication interne ?

Nous l’avons vu, les boîtes mails de vos collaborateurs sont déjà surchargées ce qui réduit drastiquement les chances que ces mails soient ouverts.
Le mail est désormais perçu comme un outil démodé par de nombreux salariés, et cela se comprend l’outil datant de 1965 ! Cela a finalement un impact négatif sur la culture d’entreprise ainsi que le sentiment d’appartenance. Un outil adapté, fonctionnel et puissant ne perturbant pas le travail au quotidien aurait l’effet inverse.
Les mails classiques ne sont pas visuels à la réception et ne le sont que peu à l’ouverture ce qui limite leur attractivité auprès de vos collaborateurs et ainsi leurs interactions avec ceux-ci. La parade à cela peut être la création de newsletters plus visuelles, mais celles-ci sont plus chronophages et leur taux d’ouverture tend à décroître très fortement dans le temps.

Quelles alternatives au mail pour votre communication interne ?

Si les solutions de messagerie de conversation instantanée comme Teams, Slack ou Discord peuvent être des alternatives intéressantes aux mails et permettent de ne pas engorger davantage les boites mails de vos collaborateurs, elles présentent néanmoins beaucoup de limites similaires aux mails : catégorisation et aspect visuel difficile à mettre en place, délivrabilité et statistiques compliquées à suivre.
Ceci étant dit, il existe en réalité de nombreuses autres alternatives aux mails pour votre communication interne.

Alternative 1 : Les tableaux blancs

Qu’ils soient physiques, digitaux ou virtuels les tableaux blancs permettent une communication interne collaborative.

Deux utilisations peuvent être faites des tableaux blancs pour la communication interne :
Ceux-ci peuvent permettre d’afficher et donc pousser des informations à la vue de tous les collaborateurs. Cela rend possible la diffusion d’informations institutionnelles de communications internes globales à toute l’organisation. Cela permet également la diffusion d’informations spécifiques au service ou à l’équipe dans laquelle le tableau blanc est positionné.

Ces tableaux blancs peuvent enfin être utilisés pour laisser chaque collaborateur communiquer en interne, au sein de son service ou de son équipe. Que ce soit pour de la gestion de tâches et de projet ou simplement pour du partage d’idée, de connaissance, etc. A chacun de définir sa politique d’utilisation de l’outil. Cet outil va également favoriser la cohésion en invitant chacun à contribuer.

Alternative 2 : Les outils de messagerie interne

L’outil de messagerie interne est un outil indispensable en terme de communication interne. Autant pour la communication descendante que pour la communication transversale, l’outil permet des échanges rapides et sans passer par le mail.

Aujourd’hui de nombreux outils différents existent sur ce marché, proposant pour la plupart des fonctionnalités similaires :

Chat
Partage de fichier
Appel et visioconférence
Calendrier
Création de canaux d’équipe ou de canaux de projet

Si l’outil de messagerie interne semble être l’outil parfait pour la communication interne il reste néanmoins limité pour ce qui est de la communication interne descendante. Le risque est le même que pour le mail : même si des canaux dédiés sont créés pour la communication interne, les salariés auront souvent tendance à ne pas ouvrir ou ne pas lire ces messages institutionnels car ils prennent finalement la même forme que les mails.

Alternative 3 : Les digital Workplace et outils collaboratifs

Allant presque de pair avec les messageries internes et étant de plus en plus démocratisés, les outils collaboratifs de digital workplace proposent de multiples fonctionnalités utiles en terme de communication interne. Pour la communication entre collaborateurs, elles sont un formidable outil facilitateur, permettant de communiquer facilement des fichiers, des projets, des deadlines, des calendriers. Ces plateformes permettent ainsi une communication interne plus fluide entre collaborateurs où qu’ils soient. Néanmoins, pour ce qui est de la communication interne institutionnelle ils nécessitent davantage d’organisation : création de canaux et de projets dédiés aux éléments de communication interne, évènements dans le calendrier partagé, etc.

Alternative 4 : L’affichage dynamique

Si vos collaborateurs ne vont pas chercher l’information, il faut la pousser vers eux. L’affichage dynamique pour la communication interne offre 3 avantages majeurs :

Attirer l'œil : Les écrans d'affichage dynamique grâce à leurs caractéristiques (taille, luminosité, emplacement) et grâce aux contenus visuels dynamiques permettent d'attirer l'attention de vos collaborateurs.
Personnaliser de façon infinie : Chaque contenu est unique et le devient encore plus selon le contexte dans lequel il est diffusé. Ecran, contenu et contexte sont autant de paramètres sur lesquels il est possible de jouer pour des communications internes uniques et impactantes.
Pousser l'information : L'affichage dynamique ne requiert aucune action de la part de vos salariés, l'information et le média sont amenés à eux sans effort.

Avec un logiciel d’affichage dynamique, il vous est alors possible de communiquer tous vos messages de communication interne en continu et sans aucune restriction sur l’apparence.

Il vous est possible de créer des templates pour hiérarchiser et catégoriser l’information. L’outil vous permet par exemple de diffuser des messages d’alerte dans des situations de crise. L’affichage dynamique vous permet également d’avoir une uniformité dans vos communications mais aussi de choisir dans quel service, dans quel bâtiment ou même sur quel écran vous souhaitez que l’information apparaisse, selon la nature de votre message.

Alternative 5 : Les solutions dédiées à la communication interne

Ce back office permet un paramétrage complet de chaque message :

Un moment ou une période de diffusion définie
Un ciblage précis grâce aux cibles paramétrables, par service, par unité de production, par région, etc…
Une délivrabilité maximale (100%) même pour vos collaborateurs absents qui pourront se voir délivrer le message à leur retour s’il le faut.

Ce type d’outil vous permet d’utiliser différents canaux de diffusion à disposition de votre communication interne :

Fond d’écran
Notification Windows
Ecran de veille
Alerte s’affichant au milieu de l’écran

L’avantage de ces différents canaux est qu’ils permettent une catégorisation des messages. Par exemple on utilisera le canal alerte pour une alerte incendie tandis que le fond d’écran verrouillé pourra servir à sensibiliser vos collaborateurs aux économies d’énergies.

Alternative 6 : L’intranet

Lorsque l’on parle de communication interne, l’intranet vient rapidement à l’esprit. Néanmoins, si c’est un outil connu c’est aussi un outil pouvant paraître démodé et peu attractif, car beaucoup d’intranet ont été créés il y a de nombreuses années et sont visuellement et ergonomiquement dépassés.

Bonne nouvelle, aujourd’hui il est extrêmement facile de créer un intranet sur lequel il n’est pas une corvée de se rendre. De nombreux CMS vous permettent de créer des sites ergonomiques et visuellement agréables pour vos collaborateurs. Le tout pour rendre accessibles vos informations de communication interne et pour donner envie à vos collaborateurs de rester informés.

Alternative 7 : Les réunions et visioconférences

Cela peut nous paraître basique en termes de communication interne, mais c’est presque l’outil le plus efficace dans ce domaine. Rien de tel que de diffuser oralement une information de communication interne, vous avez l’attention de vos collaborateurs qui vous donnent toute leur attention. Il n’y a pas de barrière textuelle ou visuelle, simplement une information d’un individu à l’autre.

S’il s’agit d’un basique de la communication interne, il s’agit également d’une modalité qui se maintient dans l’air du temps puisqu’il est aujourd’hui possible d’utiliser la visioconférence pour communiquer avec vos collaborateurs, où qu’ils soient.

Alternative 8 : Le réseau social d’entreprise

Le réseau social d’entreprise aussi appelé RSE (à ne pas confondre avec la Responsabilité Sociétale et Environnementale), est de manière assez simple un réseau social auquel seuls les salariés de votre entreprise ont accès, avec des profils, un fil, des groupes, etc.

Pour la communication interne, cet outil a de nombreux et solides avantages :

Il facilite et fluidifie les échanges entre salariés, entre services, domaines
Il gomme la verticalité des organisations
Il permet de donner la priorité aux informations institutionnelles pour que ces éléments de communication interne descendants soient visibles de tous.

L’enjeu réside dans l’adhésion des salariés, si ceux-ci ne voient pas l’intérêt du RSE le projet n’aboutira pas. De plus même si la plupart des informations peuvent être communiquées via le RSE, les informations d’alerte ou urgentes peuvent difficilement être diffusées par ce biais car les salariés doivent se connecter pour accéder aux informations.

Si de nombreuses alternatives aux mails pour la communication interne existent, il est essentiel d’opter pour une alternative pouvant s’adapter au contexte de votre entreprise. Cela est d’autant plus vrai lorsque l’on parle de communication interne descendante puisque la diffusion d’informations internes institutionnelles, stratégiques ou opérationnelles devient critique pour les entreprises. Les différents outils entièrement dédiés à la communication interne descendante permettent un contrôle maximal de cet aspect.