27 février 2025

Qu'est ce qu'un logiciel de roombooking ?

Un logiciel de roombooking est une solution dédiée à la gestion des réservations d’espaces de travail, comme les salles de réunion ou les bureaux partagés. Son objectif principal est de simplifier et d’optimiser le processus de réservation pour éviter les conflits, les doubles réservations et les espaces inutilisés. Le tout avec une complète connexion avec vos messageries d’entreprise (Exchange, Office 365, Google Workspace) pour des réservations faciles et synchronisées à toute votre organisation. 

Pourquoi un logiciel de roombooking ?

Optimisation des espaces 

 

Le roombooking révolutionne la gestion des espaces de travail en éliminant les risques de double réservation et en maximisant l'utilisation des zones disponibles. En affichant les disponibilités en temps réel, il simplifie la réservation rapide des salles ou bureaux, tout en permettant de libérer instantanément ceux qui ne sont plus utilisés. Cette approche garantit une occupation optimale, réduisant les coûts liés à un mauvais usage des ressources. En parallèle, l'intégration fluide avec les calendriers d'entreprise assure une meilleure coordination entre les équipes et une visibilité améliorée sur l’ensemble des réservations.

Expérience collaborateur 

 

Grâce au roombooking, les collaborateurs bénéficient d’une expérience simplifiée pour accéder aux informations des espaces disponibles. Une interface intuitive et multi-supports (tablette, mobile ou ordinateur) leur permet de consulter et de réserver leur espace en quelques secondes. Ce système évite les conflits de double réservation, et propose des options de réservation instantanée adaptées à tous les usages. L’ensemble contribue à fluidifier les processus internes, permettant aux équipes de se focaliser sur leurs objectifs sans perdre de temps avec des tâches logistiques.

Gain de temps / productivité 

 

En réduisant considérablement le temps nécessaire pour trouver ou réserver une salle, le roombooking libère les collaborateurs de contraintes inutiles. L’interface ergonomique facilite la recherche rapide d’espaces disponibles, tandis que l’intégration aux outils existants (comme Outlook ou Google Workspace) garantit une transition fluide entre les systèmes. Ce gain d'efficacité allège les tâches secondaires, permettant aux équipes de concentrer leurs efforts sur des projets stratégiques.

NOUS POUVONS VOUS AIDER

Vous souhaitez faciliter la gestion de vos espaces de travail ?

Comment réserver une salle grâce à un logiciel de roombooking?

 

Tablette de roombooking

 

Un logiciel de roombooking comme Meeting4Display offre une compatibilité avec les tablettes tactiles pouvant être mises à disposition à l’entrée des salles de réunion pour une gestion intuitive et connectée des espaces de travail. Ces écrans, équipés de LEDs colorées signalant en un coup d’œil le statut des salles (disponible, occupée ou temporairement libre), permettent aux collaborateurs de vérifier les disponibilités et de prolonger ou libérer une salle de réunion en quelques gestes simples. Totalement synchronisées avec les messageries comme Office 365 ou Google Workspace, ces tablettes offrent des fonctionnalités supplémentaires telles que la conciergerie ou la réservation via QR code, idéales pour garantir une occupation optimisée.

 

QR code

 

Chaque espace de travail équipé du logiciel de roombooking se voit attribuer un QR code unique accessible directement sur place. En scannant ce code via l’application mobile, les utilisateurs peuvent en quelques secondes réserver une salle, vérifier sa disponibilité ou ajuster leur planning. Ce système, entièrement synchronisé avec le calendrier personnel de chaque collaborateur, représente une alternative économique et écologique aux tablettes, particulièrement adaptée aux environnements flex office ou aux espaces secondaires.

 

Add-on Outlook

 

Avec l’intégration complète de Meeting4Display aux messageries d’entreprise comme Office 365 et Google Workspace, les utilisateurs peuvent gérer leurs réservations directement depuis leur calendrier. La recherche et le filtrage des salles, combinés à des fonctionnalités telles que l’ajout d’images des espaces ou la prise en compte de demandes spécifiques, garantissent une expérience fluide. Ce module permet une gestion rapide et intuitive des espaces de travail, sans nécessiter de quitter l’environnement de messagerie habituel.

 

Mobile App

 

L'application mobile de roombooking offre une solution complète pour réserver des salles ou bureaux depuis n'importe quel appareil Android ou iOS. Connectée en temps réel aux messageries d’entreprise, elle permet une gestion efficace des espaces, que vous soyez au bureau, en télétravail ou en déplacement. Grâce à une synchronisation instantanée avec les calendriers personnels, cette application garantit une expérience utilisateur fluide et optimisée, tout en permettant de gagner un temps précieux au quotidien

Les fonctionnalités types d’un logiciel de roombooking

Conciergerie

Pour pouvoir depuis la salle ou en amont de la réunion, signaler un incident ou faire une demande de service via la fonction conciergerie.

Statistiques

Afin d’analyser facilement les taux d’occupation de vos salles et bureaux pour ajuster l’organisation et optimiser l’utilisation des espaces selon les besoins réels de votre entreprise.

Anonymisation

Pour protéger la confidentialité en masquant l’objet de la réunion et la liste des participants.

Validation des réunions

Pour que la salle soit automatiquement affichée comme libre après quelques temps si personne ne confirme le début de la réunion.

Gestion des ressources

Pour permettre d'indiquer facilement les caractéristiques des espaces (taille, capacité, équipements) afin de s’assurer que chaque salle correspond aux besoins des équipes et à l’utilisation prévue.

Instantané ou programmé

 Quel que soit le mode de réservation, cela permet de réserver l’espace de travail immédiatement ou pour un autre créneau (autre jour, autre heure, etc).

A qui s'adresse un logiciel de roombooking ?

Sièges sociaux

Qu'il s'agisse de PME ou de grandes sociétés, les entreprises possédant des bureaux peuvent bénéficier d'un logiciel de roombooking pour optimiser l'utilisation de leurs espaces de travail. Il permet de gérer facilement les réservations de salles de réunion et bureaux partagés, en simplifiant les processus et en évitant les conflits de réservation.

Administrations publiques

Dans les administrations, l'organisation des espaces est souvent complexe. Ce logiciel offre une solution claire pour gérer les salles de réunion et les bureaux tout en garantissant une transparence dans l'occupation des espaces, et ce, en toute simplicité.

Banques et assurances

Les établissements bancaires et d'assurance utilisent des salles pour des réunions internes ou avec des clients. Un logiciel de roombooking permet une gestion efficace, réduisant les risques de double réservation et de salles inutilisées. Il permet aussi d’anonymiser l’objet et le créateur de la réunion pour une meilleure confidentialité.

Professions libérales

Pour les groupements d'avocats, notaires ou autres professions libérales, la gestion des espaces est une thématique qui peut rapidement poser problème. Ce type de logiciel assure une planification fluide des rendez-vous et des réunions, tout en permettant une gestion fine des espaces, avec à nouveau la possibilité d’anonymiser les réunions assurant une confidentialité totale.

Secteur éducatif

Les établissements scolaires et universitaires, qu'ils soient publics ou privés, utilisent ce type de solution pour organiser les espaces de travail, les salles de classe, et optimiser les plannings de réservation pour les enseignants, étudiants et formateurs.

Entreprises de conception de bâtiments professionnels

Les entreprises spécialisées dans la conception de bâtiments d'entreprise ou de bureaux peuvent inclure des solutions de roombooking dès la phase de construction. Ce type de logiciel peut être intégré directement dans les espaces pour simplifier la gestion de l'occupation des salles et bureaux dès l'emménagement.

Comment choisir une solution de gestion des réservations ?

Messageries (Exchange, Office, Google Workspace)

La majorité des solutions dont Meeting4Display s'intègre parfaitement aux principales solutions de messagerie d'entreprise comme Exchange, Office 365 et Google Workspace. Ce fonctionnement permet de gérer les réservations directement depuis les calendriers, offrant une expérience fluide et sans friction pour les utilisateurs.

Mode de licensing (SaaS ou Licence)

Choisissez le mode de licensing qui correspond le mieux à vos besoins : optez pour une solution SaaS flexible et évolutive, ou une licence traditionnelle On-Premise pour un contrôle total sur votre infrastructure.

Hardware indépendant

Dans un projet de roombooking, la question du matériel est centrale si vous optez pour des écrans à l’entrée de vos salles. Il est essentiel de veiller à ce que la solution choisie de vous impose pas un seul et unique matériel spécifique. Une solution comme Meeting4Display vous permet à cet effet une grande flexibilité pour répondre le mieux à votre projet.

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