Notification PC ou mobile : un système simple pour votre communication interne

Finis les emails qui restent non lus et se perdent dans le flot des tâches quotidiennes, terminées les informations importantes communiquées uniquement sur votre intranet, oubliés les tracts affichés sur le panneau en liège dans la salle de pause pour annoncer le prochain évènement, … Vous souhaitez communiquer avec vos employés de façon rapide et immanquable ? Ayez le réflexe « notification » sur PC et mobile pour pousser vos informations de façon immédiate, visible, et sans aucune action nécessaire pour le destinataire !

Vous avez dit notification sur PC et mobile ?

Tout utilisateur Windows ou de n’importe quel smartphone est normalement familier avec le principe de la notification :

• Sur PC, la notification apparaît en bas à droite de votre écran tel un pop-up. Elle peut contenir un titre, un texte descriptif, une image, et même un lien cliquable afin de rediriger les destinataires vers un contenu plus riche. Vous pouvez retrouver l’ensemble de vos notifications « non lues » dans le centre de notifications Windows.

• Sur smartphone, les notifications peuvent s’afficher différemment selon vos propres paramètres personnalisés. Mais généralement, une notification permet de diffuser un court message cliquable pour ouvrir une application qui permettra de voir l’information au complet. La notification mobile est délivrée immédiatement permettant de tenir informé un utilisateur même lorsqu’il est en déplacement. Une notification non lue / non cliquée sur mobile se retrouve elle aussi facilement dans le centre de notifications.

La notification : une communication gagnante ! …

L’utilisation des notifications comme canal de communication avec vos collaborateurs présente plusieurs avantages :

• Un canal dédié aux communications internes et/ou d’urgence. Cela permet notamment de ne pas laisser vos messages importants se noyer au milieu de nombreuses autres communications et sollicitations reçues tout au long de la journée. L’intérêt et l’attention des équipes ne seront que meilleurs pour vos messages diffusés par ce biais attitré.
• Une visibilité accrue de vos communications grâce au format « push » de la notification. En effet, aucune action n’est requise par le destinataire pour que le message lui parvienne : pas de boîte mail à vérifier, ni de site intranet sur lequel se connecter pour visualiser les dernières informations de l’entreprise. Les notifications lui sont automatiquement poussées via un pop-up qui s’affiche quelle que soit l’action en cours sur ordinateur ou smartphone.
• Une diffusion immédiate. La communication par notification se veut volontairement courte, même s’il est toujours possible d’y ajouter un lien pour renvoyer vers plus de détails ou joindre un document. Le message principal reste cependant très rapide à planifier sans nécessiter aucune mise en forme particulière. Un titre et une courte phrase suffisent. La diffusion est ensuite instantanée. Ceci étant particulièrement important dans un contexte d’urgence, ou par soucis d’efficacité dans des environnements où le temps est toujours compté.

… qui va encore plus loin avec Channels, solution de push-communication

• Des communications toujours ciblées. Les solutions de push-communication telles que notre logiciel de communication Channels permettent la diffusion de messages ciblés selon différents critères : départements de l’entreprise, localisation des destinataires, ou encore via des groupes prédéfinis par vos soins (utilisation d’une application métier spécifique par exemple). Assurez-vous ainsi que vos communications sont toujours pertinentes et adressées aux bonnes personnes ! 
• Des messages immanquables. Channels permet de planifier des notifications « persistantes ». C’est-à-dire que ces dernières ne disparaissent plus au bout de quelques secondes mais restent affichées à l’écran tant que vous n’avez pas cliqué pour confirmer leur lecteur ou l’envoyer dans le centre de notification Windows. Ainsi, plus aucun message ne peut être manqué ! 
• Des informations sur la bonne réception / lecture de vos messages. Notre solution Channels de push-communication offre l’avantage de rapports complets relatant le taux de réception de vos communications mais aussi le détail des acquittements (confirmation de lecture), le tout exportable pour vos rapports internes.

Cas d’usage pour une communication interne pertinente grâce aux notifications sur PC et mobile

Il est reconnu qu’en employé reçoit en moyenne 144 emails par semaine… Rien que ça ! Difficile donc parfois de ressortir au milieu de ce flot continu d’informations. Le choix de la notification pour vos communications internes et urgentes prend donc tout son sens pour assurer leur visibilité.

Quelques exemples concrets dans lesquels l’usage de la notification et son aspect instantané sera un choix gagnant :

• Notifications d'urgence : En cas de situation d'urgence (cyberattaque, incendie, intrusion, …), les notifications peuvent être utilisées pour informer rapidement les employés impactés et communiquer de façon immédiate le comportement à adopter. Votre notification peut alors être diffusée tant sur des postes fixes que sur les appareils mobiles de vos équipes. A noter tout de même que notre solution d’alerte Channels propose également un format « alerte » qui enverra alors un pop-up prenant le dessus de toute autre fenêtre ouverte et bloquera le travail du collaborateur tant qu’il n’aura pas acquitté le message, assurant une lecture immédiate.
• Pannes ou mise à jour logicielles : Informez immédiatement les employés lorsqu’un incident survient avec un logiciel qui leur est utile au quotidien. Faites ainsi gagner du temps à tout le monde en anticipant les questions récurrentes et en informant les équipes touchées des différentes étapes de résolution du problème. Vous aurez alors toute la liberté pour vous concentrer sur cette résolution au lieu de répondre aux questions ! De la même façon, communiquez en amont sur les mises à jour ou maintenance à venir afin que chacun puisse anticiper ses tâches comme nécessaire.
• Actualités d’entreprise : Exploitez tout le potentiel de la notification pour vos communications internes en tenant régulièrement vos équipes au courant des actualités. Partagez facilement les nouveautés produits. Diffusez efficacement les nouvelles documentations à disposition de la force de vente. Faites des rappels sur les challenges commerciaux en cours, … le tout sans oublier l’esprit d’équipe ! Accueillez vos nouveaux collaborateurs avec un message de bienvenue et partagez les succès.
• Rappels d’agenda : La notification est un parfait moyen pour envoyer un rappel pour une réunion sur le point de débuter.
• Sensibilisation : Profitez du format court et toujours vu de la notification pour vos campagnes de sensibilisation : cybersécurité et bons gestes à mettre en place, sécurité au travail, procédures d’urgences, ou encore écogestes à ne pas oublier sur le lieu de travail… les notifications envoyées de façon régulière sont toujours un bon rappel pour les sujets qui comptent !

Enfin, n’oubliez pas que si la notification peut être un canal très efficace pour des push-communication rapides, il reste important d’engager ses collaborateurs en les impliquant dans la vie de l’entreprise et en obtenant du feedback par exemple. Ainsi, n’hésitez pas à partager de rapides sondages via le lien facile à ajouter au sein de vos notifications. Au simple clic sur celles-ci, vos collaborateurs seront redirigés vers votre sondage. Une action simple qui peut facilement améliorer la perception de tous et compléter votre stratégie de communication interne.