Quels outils pour la digitalisation des entreprises ?

La digitalisation des entreprises n’est plus une option mais bien une réalité pour toutes les entreprises. C’est le fait, d’une part, de rendre accessible, depuis n’importe où, et notamment depuis l’extérieur de l’entreprise, l’ensemble des outils et des données utilisés quotidiennement par les employés pour mener à bien leur activité professionnelle. Mais c’est aussi repenser la manière dont on vit l’espace physique de travail et de faciliter l’accès aux ressources de l’entreprise grâce au digital lorsqu’on est de retour au bureau. Cette mise en place permet ainsi, de pouvoir exercer son activité professionnelle de manière fluide, que l’on soit à l’extérieur ou à l’intérieur de l’entreprise, et de faciliter le quotidien des collaborateurs en leur permettant de mieux profiter des ressources physiques de l’entreprise lors du retour au siège. Au final, une simplification et un gain en fluidité dans les process, résultant en un gain de temps et de confort.

Cette ouverture vers l’extérieur pour un mode de travail hybride nécessite bien sûr la mise en place de solutions dédiées et implique aussi la ré-organisation de l’espace de travail traditionnel.

En effet, il faut parfois encourager cette mobilité mais également donner envie à vos collaborateurs de revenir au bureau... donc faire évoluer vos espaces de travail et vos équipements en ce sens.

Digitalisation des entreprises et solutions de nomadisme

Le principal déclencheur de la digitalisation des entreprises est l’avenant du travail à distance. Les premiers outils à mettre en place sont donc bien sûr autour de la mobilité et la capacité à pouvoir travailler avec la même efficacité que le collaborateur se trouve au bureau, à son domicile ou en déplacement.

Il faut tout d’abord fournir aux collaborateurs des outils adaptés au travail hybride : systématisation d’un ordinateur portable, réseau toujours accessible, wifi dans l’entreprise, …

Il faut ensuite penser les outils et solutions adaptées à la collaboration à distance et au partage d’information, notamment via le cloud.

Attention cependant, lors du choix de votre solution, n’oubliez pas quelques points primordiaux pour son bon déploiement : la facilité d’accès, les options de stockage de données, la sécurité de celles-ci, mais aussi et surtout les process à mettre en œuvre et la formation nécessaire de vos salariés.

Optez pour un service de stockage Cloud ou Cloud Computing

On ne vous apprend rien : les fichiers de vos collaborateurs, mais aussi l’ensemble de la documentation d’entreprise se doivent d’être accessibles où que l’on soit. En effet, il n’est plus rare de débuter la rédaction d’un rapport depuis son poste de travail au bureau, de le prolonger dans le train en direction d’un rendez-vous client, pour finalement le terminer chez soi le lendemain.

Aussi, il est primordial qu’ils puissent tous avoir accès aux informations clefs de l’entreprise et pas seulement à leurs propres fichiers, et ce où qu’ils se trouvent.

Il est donc évident que toute compagnie a besoin de services cloud. Ceci permet d’accéder à l’ensemble des informations qui ont été mises à disposition, depuis n’importe quel appareil, n’importe quand et n’importe où, du moment que vous avez un accès internet. Mais aussi pouvoir continuer à travailler off-line quand le réseau n’est pas disponible. Autre avantage non négligeable : terminés les problèmes de saturation de stockage sur votre disque dur local !

Suites collaboratives

Maintenant qu’il est possible d’accéder à ses informations de travail depuis n’importe où, il est intéressant de pouvoir non seulement les partager de façon simple et efficace, mais aussi de travailler conjointement sur un document avec ses collaborateurs. Les suites collaboratives permettent alors de créer un véritable lieu de travail virtuel offrant l’environnement nécessaire pour partager les informations ou outils tout en communiquant avec ses collègues, en temps réel.

Les « suites » collaboratives proposent, comme leur nom l’indique, un ensemble de services interconnectés afin de permettre une multitude d’actions allant de la gestion d’agenda à la rédaction de documents tout en passant par des salles de réunions virtuelles.

Finis les mails à rallonge, les différentes versions d’un document qui s’enchaînent et se mélangent, et les délais de réponse incontrôlés.

Digitalisation des entreprises : des outils pour le smart office

La transition digitale est démarrée pour la très grande majorité des entreprises qui ont pris en compte la nécessité de pouvoir travailler en mobilité. Toutefois, il se pose également la question de la transformation de l’espace physique du bureau et sa nécessaire digitalisation, trop souvent négligée, à tort. En effet, sa fréquentation mais aussi et surtout ses usages évoluent de manière drastique, tout comme les attentes des collaborateurs.

Les collaborateurs qui se déplacent au bureau sont désormais davantage à la recherche d’échanges et d’expériences pour ces jours de présence. Ils viennent pour échanger avec leurs collègues, de façon formelle et informelle, et gagnent souvent par ces moments le sentiment d’appartenance au groupe. Il est alors important d’encourager cet engagement, et de leur offrir cette bonne raison de venir au bureau.

Mise en place d’outils pour assurer la simplicité d’accès au bureau

Les outils collaboratifs déjà mis en place participeront de façon certaine à la fluidité des communications, de l’accès aux informations, des échanges, et de la collaboration. C’est cependant aussi l’accès au bureau physique qu’il faut faciliter, que ce soit un desk, une salle de réunion, un espace collaboratif, … Le mot d’ordre : simplicité d’utilisation. Il est en effet primordial que le collaborateur ait accès à un outil digital intuitif lui permettant de réserver sa ressource instantanément et ne se perde pas dans des systèmes complexes. Mettre en place une solution de réservation des espaces de travail doit être pensée de façon globale afin qu’elle puisse interagir du mieux possible avec les autres outils en place (Messagerie interne, système de visio conférence, …). Aujourd’hui, de nombreuses solutions de réservation d'espaces de travail ne concernent plus uniquement les salles de réunion mais intègrent aussi la possibilité de réserver un bureau pour les entreprises passées au système flex office, et ce aussi simplement que possible, que l’on soit sur place (via un QR code apposé sur le dit bureau par exemple, ou encore une tablette tactile devant la salle concernée), que l’on soit à distance, depuis sa messagerie habituelle, ou encore en déplacement depuis une application dédiée sur son mobile.

Ne pas faire l’impasse sur la communication

Parmi les outil de digitalisation à mettre en place en entreprise, on retrouve les écrans de communication interne, souvent gérés par un logiciel d’affichage dynamique et remplaçant les antiques tableaux d’affichage ou le nombre incalculable de mails parfois envoyés et restés non lus. Une solution d’affichage dynamique permet de gérer très simplement une communication multi-écrans, que ce soit en temps réel ou de façon planifiée en amont, tout en renforçant l’impact des communications, via des formats aussi divers que possible (power-point, textes, images, vidéos, …).

Chaque espace de l’entreprise a alors son rôle à jouer, permettant la majeure partie du temps de faciliter la vie sur place mais aussi de diffuser des informations pertinentes pour tous qui pourraient, sans cela, se retrouver noyées au milieu des dizaines d’autres mails reçus quotidiennement.

Les espaces de passage : faciliter l’accueil et l’orientation

Nous retrouvons ici les espaces d’accueil, les ascenseurs et autres paliers d’étages. Ces espaces, au-delà d’être des lieux de passage pour les employés, sont aussi ceux où arrivent et se déplacent les clients et/ou visiteurs. Il sera alors le lieu par excellence pour véhiculer l’image de l’entreprise, communiquer sur les valeurs du groupe, mais aussi, afficher les messages d’accueil et règles de sécurité dans les bâtiments.

Enfin, il s’agit souvent des lieux idéaux pour ajouter des écrans dédiés à la communication interne. Il existe des outils simples pour coupler votre système de réservation d’espaces de travail et votre solution d’affichage dynamique afin de diffuser simplement la liste des réunions à venir, les salles concernées, et même le plan du bâtiment avec le positionnement des salles afin d’aider votre personnel ou vos invités à se repérer.

Les espaces communs : améliorer l’esprit d’appartenance

Il s’agit des salles de pause ou autres cafétaria dans lesquels le personnel se rassemble pour un temps d’échanges plus informels. Ce sont les lieux idéaux pour renforcer la communication interne grâce au digital. On peut y diffuser les dernières actualités de l’entreprise, les succès de la semaine, un message de bienvenue pour les nouveaux arrivants ou encore les anniversaires (professionnels ou non selon la proximité que l’on souhaite établir avec son personnel).

Les espaces dédiés au travail : renforcer l’engagement collectif

Il s’agit ici des open spaces et salles de réunion. La communication dans ces espaces se veut souvent davantage orientée sur l’activité même de l’entreprise, les résultats et objectifs à venir ou encore un rappel sur les prochains évènements du groupe. Il s’agit ici de faciliter l’accès à l’information mais aussi renforcer l’esprit d’équipe et l’engagement commun dans une même direction.

Aller plus loin dans la digitalisation avec le smart office

Le smart office met les nouvelles technologies et la digitalisation au service des besoins et du bien-être des collaborateurs. Si les solutions de réservation de salle, de wayfinding et de communication digitale sont souvent la base, les entreprises peuvent désormais aller bien plus loin dans leur offre en installant encore davantage d’équipements connectés. On pense notamment de plus en plus à l’amélioration des performances énergétiques via un contrôle centralisé des équipements et à la diffusion de ces résultats afin de sensibiliser le personnel. Cela peut concerner le système de chauffage, d’éclairage, d’affichage, … On parle alors de bureau connecté ou smart building. Par ailleurs, toutes ces données pourront être diffusées sur les écrans d’affichage dynamique, en temps réel et de manière graphique, permettant ainsi de sensibiliser les collaborateurs sur les gestes éco-responsables et les gains énergétiques réalisés.