Une solution d’alerte et de communication interne impactante pour le secteur de la santé

Le CGFL (Centre Georges François Leclerc) est un centre de lutte contre le cancer basé à Dijon, et dont l’organisation s’apparente à celle d’un hôpital, hormis en ce qui concerne les services d’urgence. Il s’agit donc d’un établissement qui, en plus de voir évoluer du personnel médical au quotidien, accueille de nombreux patients et visiteurs. Le CGFL est actuellement en pleine transformation avec un projet d’extension permettant à terme le développement de ses activités à plus grande échelle mais surtout l’amélioration des conditions d’accueil et de prise en charge. Ce projet impose cependant des travaux sur plusieurs années du fait qu’ils ont lieu sur un site occupé. Dans ce contexte, une communication efficace est plus que jamais nécessaire.

Faciliter et optimiser la communication interne au quotidien

Le CGFL a toujours eu pour habitude d’exploiter les écrans de verrouillage et arrière-plans des 1300 postes de travail mis à la disposition de ses collaborateurs pour sa communication interne. Du personnel qui peut tout autant avoir un poste de travail fixe (personnel de bureau), ou bien évoluer en mobilité dans les locaux et donc souvent à la vue des patients (personnel soignant).

Communiquer au travers des écrans de verrouillage et arrière-plans offre plusieurs avantages :

• Canaux de communication visuels : facilitent la compréhension immédiate des messages
• Répétitions : écrans vus à de nombreuses reprises dans la journée
• Pas d’action nécessaire : contrairement à un email qui nécessite l’ouverture de sa messagerie pour vérifier l’arrivée d’un message, l’utilisateur reçoit ici le message sans aucune action de sa part, sans changement dans ses tâches quotidiennes

Au CGFL, les écrans de verrouillage sont utilisés pour de la communication corporate, notamment en lien avec le nouveau projet d’aménagement, afin de diffuser une communication unifiée et harmonieuse. Les arrière-plans, quant à eux, sont utilisés pour des communications spécifiques autour d’actions ponctuelles, et donc amenés à changer plus fréquemment. On peut y retrouver les informations sur la campagne de vaccination contre la grippe par exemple, indiquant les horaires de permanence et les dates à retenir, ou encore des opérations plus évènementielles telles que le Dry January.

Avant Channels, le service communication s’occupait déjà de la création des visuels qu’ils fournissaient ensuite au service IT afin que ces derniers les diffusent sur les PCs via des outils de gestion de parc informatique. Ce lourd process demandait une grande anticipation de la part de tous les services pour synchroniser les plannings de communication et assurer la bonne diffusion, au bon moment. La recherche d’une solution dédiée à ce type de communication est donc arrivée naturellement, avec ce besoin de rapidité et de simplification.

La solution d'alerting et de communication interne Channels permet aujourd’hui de diffuser très simplement les écrans de verrouillage et arrière-plans, réalisés par le service communication, que ceux-ci aient été anticipés ou non. Quelques clics suffisent au sein de l’interface afin de déployer une communication sur l’ensemble des 1300 postes concernés, en temps réel. La solution offre de plus la possibilité de créer des cibles afin de ne diffuser un message qu’à un service spécifique, ou à un seul étage du bâtiment par exemple, le tout, toujours en quelques clics. Il est également désormais possible de choisir sa planification ou sa période de validité, rendant la communication plus efficace.

Le système de priorité est aussi apprécié, permettant notamment de s’assurer qu’il y ait toujours une communication par défaut (plus intemporelle) en diffusion, grâce à la priorité basse, programmée sans limite de temps. Les campagnes / messages ponctuels sont quant à eux poussés en priorité moyenne ou haute selon le degré d’importance, permettant donc de prendre automatiquement le dessus sur toute autre campagne en cours.

Cette simplicité permet au service communication du CGFL une plus grande flexibilité et ouvre ainsi la porte à de nouvelles communications plus ponctuelles, des mises à jour plus fréquentes, et une réactivité sans précédent face à des actualités importantes.

Rendre les communications urgentes immanquables

Les équipes IT ont désormais à leur disposition un canal dédié pour les communications d’urgence. Fini les informations perdues dans la masse d’emails quotidiens et les appels injustifiés au support. Les messages importants de communication interne sont désormais bien relayés. Côté maintenance informatique, grâce à l’information temps réel aux utilisateurs, le nombre de tickets interne a drastiquement baissé en cas d’incident sur une application métier interne, laissant ainsi plus de temps aux équipes techniques pour se concentrer sur la résolution du problème. Les mises à jour et périodes d’indisponibilités sont aussi mieux anticipées et appréhendées par les utilisateurs. 

Channels offre ainsi au CGFL une meilleure fluidité et efficacité dans sa communication, qu’il s’agisse d’animation interne ou de communication urgente, une meilleure productivité aux équipes IT et une amélioration globale de la satisfaction des collaborateurs.

De plus, l’outil propose la possibilité de s’interfacer avec d’autres solutions, Telelogos ou autres, afin d’automatiser la diffusion des messages d’urgence notamment. Cela offre un gain réel en productivité et réactivité.