Comment l’affichage dynamique assure la communication interne du SDIS 31 ?

Assurer le même accès à l’information pour l’ensemble du personnel grâce à l’affichage dynamique

Le service départemental d’incendie et de secours de la Haute Garonne (SDIS 31) compte 2 342 sapeurs-pompiers (dont 62 % sont des sapeurs-pompiers volontaires), répartis sur 37 centres d’incendie et de secours sur l’ensemble du département. Le SDIS 31 intervient dans des actions de prévention et de protection / lutte contre les incendies, mais aussi pour des missions de secours d’urgence aux personnes. Le SDIS 31, c’est aussi 163 agents administratifs, techniques et spécialisés qui accompagnent au quotidien les sapeurs-pompiers afin de leur permettre d’assurer leurs missions dans les meilleures conditions possibles.

Mise en place d’un système de communication efficace aussi bien pour le personnel sédentaire que celui d’intervention

 L’un des enjeux du service communication du SDIS 31 est de trouver un moyen efficace afin de s’adresser simultanément à l’ensemble de son personnel, réparti sur une quarantaine de sites, et évoluant pour certains sur des postes sédentaires, pendant que d’autres sont la majeure partie de leur temps en intervention.

C’est dans ce contexte que le SDIS 31 s’est équipé d’une trentaine d’écrans, répartis entre l’état-major et les centres d’incendie et de secours. Ces écrans, disposés dans les lieux de passage stratégiques de chaque site, permettent de diffuser à tous, l’ensemble des communications importantes. Communications qui revêtent aujourd’hui 2 dimensions : les informations départementales, d’une part, et les informations locales, spécifiques à la caserne, d’autre part.

Pour ce faire, le service communication souhaitait une solution permettant de garder la main sur l’ensemble des points de diffusion, tout en laissant des droits au personnel local, pour leur offrir toute l’autonomie possible dans leurs communications.

Référencé au marché Affichage Dynamique UGAP, le logiciel d’affichage dynamique Media4Display de Telelogos a permis de répondre facilement aux besoins du SDIS 31.  Sa mise en place a été simple et rapide. La console Web d’administration permet de gérer, à distance, la trentaine d’écrans aussi bien pour planifier les différentes communications que pour en gérer l’aspect plus fonctionnel. Les écrans sont par exemple paramétrés pour être allumés entre 7h et 19h dans les bâtiments administratifs et de formation, alors qu’ils ne s’éteignent qu’à 22h dans les casernes où le personnel circule sur des plages horaires plus étendues.

Des cibles ont été mises en place afin de pouvoir superviser de façon groupée ces paramétrages. La mise en place de cibles permet aussi au service communication de pouvoir délivrer des droits de diffusion au responsable d’une caserne pour l’écran qui le concerne, uniquement.

Une communication départementale, gérée centralement

Depuis la console Media4Display, le service communication gère la programmation et diffusion d’une séquence de contenus, dite départementale. Cette séquence est mise à jour quasiment tous les matins et diffuse une boucle de contenus (pouvant contenir de 10 à 30 médias différents, certains mis à jour au quotidien, d’autres plus permanents), d’une durée généralement comprise entre 3 et 6 minutes. On y retrouve des informations opérationnelles (sur les opérations récentes / en cours), des informations institutionnelles, le relai des articles de presse récents, des communications sur les différentes cérémonies officielles qui peuvent avoir lieu, … mais aussi des informations liées à l’emploi : postes ouverts au sein du SDIS, nouveaux arrivants, départs en retraite, … ou bien d’ordre plus général : info vaccination, consignes d’hygiène, …

Une communication locale 100% adaptée à la vie du site

Au sein des casernes, de l’atelier mécanique, ou encore du centre de formation, une seconde séquence est mise en place (en diffusion alternée avec la séquence départementale), directement par les chefs de site, ayant des droits restreints attribués depuis la console Media4Display (Player Management) et leur offrant une certaine autonomie dans leur programme de diffusion. Ils sont ainsi capables de programmer du contenu, sur leur écran uniquement, afin de faire passer les informations locales. Les séquences planifiées au niveau départemental, ou par les autres intervenants sont protégées et non accessibles.

Au sein des différentes séquences qui peuvent être programmées en local, on retrouve les informations travaux du secteur, les notes de service, des informations spécifiques à la vie de la caserne, …

Une solution facile à prendre en mains pour assurer une mise à jour aussi fréquente que nécessaire

Le personnel du service communication a bénéficié d’une formation délivrée par notre partenaire Econocom, lors de la mise en place du projet. Depuis, l’équipe en charge a pris la décision de gérer en autonomie la formation de toute nouvelle personne amenée à interagir avec le logiciel Media4Display. C’est notamment le cas lorsque de nouveaux droits sont ouverts en local. L’utilisation de l’outil est fluide et intuitive. La prise en main par de nouvelles personnes se fait facilement. Il y a bien sûr, toujours la possibilité de faire appel au service communication pour un besoin ponctuel mais aussi, pour toute demande d’ajout d’information au sein de la boucle départementale.