Groupe Legendre : une solution pour simplifier la réservation de salles de réunion

La réservation d’une salle de réunion avant l’implémentation d’une solution dédiée : un vrai casse-tête

La gestion des réservations de salles de réunion au sein du siège social de l’entreprise pouvait parfois s’avérer compliqué avant l’installation d’une solution dédiée. Plusieurs problématiques se répétaient fréquemment :

• Difficultés à réserver : L’absence de centralisation obligeait parfois les collaborateurs à ouvrir un à un les calendriers Outlook de chaque salle de réunion pour en trouver une disponible.
• Conflits d’horaires : La lourdeur du processus de réservation entrainait parfois une mauvaise vérification des plannings de salle et pouvait provoquer des conflits d'horaires, des interruptions en cours de réunion, et de nouvelles pertes de temps pour déplacer la réunion dans une autre salle.
• Mauvaise utilisation des espaces : L’entreprise Legendre dispose de plusieurs types de salles (classique, format salon, premium) et certaines sont attribuées à des services précis. La réservation via Outlook ne permettait pas de connaître les spécificités techniques et d’aménagement de chaque salle, entrainant régulièrement de mauvaises utilisations.

Des écrans de réservation tactiles pour simplifier la gestion des salles de réunion

La décision d’installer des écrans de réservation tactiles à l’entrée des principales salles de réunion s’est rapidement imposée. Un objectif clair : simplifier et rationaliser leur gestion mais aussi optimiser l’utilisation de ces espaces et réduire les frustrations internes liées à la réservation. Cette solution technologique a été mise en place au sein des 30 plus grandes salles du bâtiment, offrant ainsi une solution conviviale et intuitive pour gérer les réservations et afficher le statut de chacune des salles. Ces écrans affichent la disponibilité en temps réel mais aussi le nom de la salle, sa capacité, ses équipements, la réservation en cours s’il y a, ainsi que celle à venir, et le planning d’occupation pour la journée en cours.

De nombreuses informations utiles, mais une interface qui se veut très simple afin de laisser la place aux éléments essentiels. « C’est vert ou c’est rouge, c’est aussi facile que ça » laisse échapper Sébastien Rapilly, administrateur infrastructure chez Legendre. Et c’est toute l’âme de Meeting4Display qui est résumée en cette phrase.

Pour ce qui est des plus petites salles, qui ne possèdent pas d’écran tactiles : leur réservation est possible depuis l’Add-On Outlook ou l’application mobile, exactement de la même façon que les autres salles. Afin de les rendre accessibles encore plus facilement, il pourrait être envisagé d’installer des QR codes à l’entrée de chacune d’elles, permettant aux collaborateurs d’effectuer une réservation sur simple scan.

Protection de la confidentialité nécessaire pour certaines réunions

La mise en place des 30 écrans tactiles s’est accompagnée du déploiement de la solution Meeting4Display pour l’ensemble des salles du bâtiment afin de toutes les rendre accessibles depuis l’Add-On Outlook et l’application mobile à disposition des collaborateurs.

Le déploiement a été fluide et rapide. Le besoin de formation ne s’est pas fait ressentir. L’intégration transparente de la solution de réservation de salles de réunion Meeting4Display avec Outlook et ses fonctionnalités intuitives permettent une adoption rapide et sans difficulté de la part de l’ensemble des collaborateurs. La réservation d’une salle est une tâche désormais fluide, totalement intégrée dans l’infrastructure existante, et qui n’interrompt ni ne change pas les habitudes de travail.