A Madrid, les locaux dernier cri de l’un des leaders mondiaux dans l’imagerie de pointe ont fait un pas supplémentaire vers la simplification du quotidien, grâce à une solution efficace pour la gestion de la réservation de leurs salles de réunion ainsi que du studio d’enregistrement situé au même endroit.

Les problématiques rencontrées en amont du projet

  • Des salles aux vitres opaques, sur lesquelles sont projetées de belles images, mais qui ne laissent pas voir si elles sont occupées ou non.
  • Pas de solution dédiée à la réservation et à la visualisation des espaces disponibles.

 

Résultat ?

 

  • De nombreux dérangements en cours de réunion par du personnel qui souhaitait simplement vérifier si la salle était occupée, d’autant plus dommageable dans le cas du studio, lorsqu’un enregistrement était en cours.
  • A l’inverse, des salles à la porte fermée qu’on pensait occupées et qui étaient finalement inutilisées.
  • Des pertes de temps au quotidien pour trouver une salle disponible.

 

Il était donc primordial pour les équipes du bureau de Madrid de pallier rapidement cette situation. Une réflexion qui a pu s’intégrer logiquement dans le projet global de rééquipement des salles de réunion (projection, équipement audiovisuel, …).

Des écrans de réservation de salles de réunion pour une visualisation claire

Afin de répondre au besoin d’information sur la disponibilité des salles de réunions, l’idée d’écrans de réservation installés à l’entrée de chaque salle s’est rapidement imposée. Par ailleurs, cette option s’intégrait parfaitement dans l’univers high-tech des nouveaux locaux Canon. Le choix s’est porté sur des écrans Philips, accompagnés de la solution logicielle Meeting4Display. Les critères prépondérants dans la sélection de la plateforme ont été la sobriété de l’interface afin de s’intégrer parfaitement dans les locaux haut de gamme, ainsi que sa simplicité d’utilisation et son efficacité pour une visualisation claire de l’état d’occupation de chacune des salles.  

 

Les écrans installés devant chacune d’elles indiquent les réunions en cours et permettent de voir, y compris à distance grâce aux bandeaux LEDS lumineux, celles qui sont disponibles (3 états possibles : vert, orange ou rouge, selon que la salle soit disponible ou qu’une réunion soit à venir prochainement ou en cours). Ainsi, il n’est plus utile de passer de salle en salle à la quête de celle qui serait disponible. Un vrai gain de temps pour tous les collaborateurs ! 

La solution Meeting4Display sur les tablettes permet en natif la visualisation de la disponibilité des salles mais également sa réservation à la volée, ainsi que des services de conciergerie. La solution est totalement configurable au travers de « profils de salles » permettant de choisir les fonctions offertes aux collaborateurs selon les espaces de travail. Dans le cas de Canon, il a été décidé de désactiver les fonctions de réservations à la volée afin que les tablettes restent dédiées à l’information.

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Une solution de réservation centralisée depuis la messagerie

 

L’installation de ces tablettes affichant en direct le statut des salles a été couplée à la mise en place de l’Add-On Outlook de la solution Meeting4Display. Il est désormais facile pour les collaborateurs de rechercher et réserver la salle qui leur convient, directement depuis la messagerie Outlook, selon les critères choisis tels que la capacité, les équipements disponibles, la localisation, … Le système n’affiche que les salles répondant aux critères demandés et disponibles sur le créneau souhaité sans qu’il soit nécessaire de consulter le calendrier de la salle désirée. Finies les pertes de temps, les erreurs de réservation et les mauvaises surprises en début de réunion ! 

Une adoption facile pour une expérience de réservation simplifiée

 

Les retours sont unanimes : L’intuitivité de la solution a permis une adoption immédiate et sans aucune barrière, après une installation très facile par l’équipe technique, accompagnée par l’intégrateur Epsilon. La recherche des salles disponibles par critères via l’add-on Outlook a nettement amélioré l’expérience utilisateur et l’affichage en temps réel sur les tablettes est un vrai plus apprécié par l’ensemble des collaborateurs, le tout en répondant aux exigences esthétiques imposées par l’environnement léché de ces bureaux madrilènes. Les salles sont désormais mieux utilisées, les réunions se déroulent sans interruption et sans conflit de réservation. Un confort pour tous.

Témoignage

Jaime Martinez Marin,

 Procurement Manager, Canon

“Depuis que nous utilisons Meeting4Display, le quotidien au bureau s'est considérablement amélioré. Nous pouvons désormais gérer les réservations de salles de réunion de manière efficace, en évitant les conflits et en optimisant l'utilisation de nos espaces. L'interface est très intuitive et fluidifie énormément notre environnement de travail. En résumé, Meeting4Display a été une solution très efficace pour nous, améliorant à la fois notre organisation interne et la satisfaction de notre équipe.”

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