9 consejos para implementar con éxito tu proyecto de cartelería digital

Elegir el software y hardware adecuados a las necesidades de la empresa es crucial al emprender un proyecto de cartelería digital. Aquí tienes una lista de buenas prácticas para ejecutar con éxito tu proyecto de cartelería digital:

 

• 1. Define los objetivos y tipo de tu proyecto de cartelería digita
• 2. Adapta el contenido al contexto de emisión y público objetivo
• 3. Mantén el contenido fresco y actualizado con el tiempo
• 4. Elige las ubicaciones adecuadas para tus pantallas de cartelería digital
• 5. Selecciona un software de cartelería digital que cubra tus necesidades
• 6. Decide entre soluciones de cartelería digital SaaS o On-Premise (licencia)
• 7. Escoge pantallas que se adapten a tu uso
• 8. Opta por reproductores que se ajusten a la escala de tu proyecto
• 9. Involucra a los equipos adecuados

 

 

1. Define los objetivos y tipo de tu proyecto de cartelería digital

 

El primer paso en cualquier proyecto de cartelería digital es definir su tipo y objetivos, lo cual influirá directamente en la solución a implementar. Ten en cuenta los siguientes aspectos:

• El sector en el que opera tu empresa
• La naturaleza de tus actividades
• Los objetivos de comunicación que quieres alcanzar

 

Existen cuatro tipos principales de proyectos de cartelería digital, cada uno con objetivos diferentes:

 

Corporativo

• Informar y comprometer a los empleados: Comunica sobre la vida de la empresa, nuevas incorporaciones, éxitos y recibe a los visitantes.
• Fortalecer la imagen de empleador: Comparte acciones de RSC (Responsabilidad Social Corporativa) e informa sobre el ahorro energético derivado de iniciativas internas.
• Dirigir y recordar: Proporciona señalización en el edificio, indica la ubicación de las salas y notifica sobre la disponibilidad de las salas de reuniones.

 

Venta Minorista

• Transmitir y mejorar la imagen de marca de tu producto o empresa: Crea la experiencia de marca deseada, refuerza el posicionamiento y eleva el ambiente en la tienda.
• Promocionar e incrementar la visibilidad de tus ofertas para aumentar las ventas: Destaca productos, promociones y liquidaciones.
• Llamar la atención e invitar a los clientes a entrar en la tienda a través de escaparates que capten la atención de los transeúntes.

 

Espacios públicos

• Mejorar la experiencia del cliente y reducir el tiempo de espera percibido: Entreten y proporciona información con contenido rico en áreas de espera (salas de embarque, colas de museos, parques temáticos, etc.).
• Informar, guiar y alertar: En zonas de alta afluencia, guía a los viajeros y proporciona información en tiempo real, como en estaciones de tren y aeropuertos.

 

Operaciones

• Proporcionar información empresarial en tiempo real: Muestra las tareas pendientes y realiza un seguimiento de la producción (KPIs) en pantallas en tiempo real.
• Formar al personal: Emite instrucciones operativas bajo demanda para el personal con menos experiencia o temporal.

 

 

2. Adapta el contenido al contexto de emisión y público objetivo

 

El contenido mostrado en la cartelería digital debe ser atractivo y estar alineado con los objetivos establecidos.
Generalmente, es recomendable centrarse en contenido de corta duración, preferiblemente sin sonido.  Sin embargo, es esencial ajustar la duración y el mensaje según la ubicación y los objetivos. Siempre ten en cuenta el tiempo de atención y el estado emocional del espectador potencial antes de crear el contenido.

 

Por ejemplo, el contenido para escaparates debe ser aún más corto y llamativo, ya que los transeúntes tienen un tiempo muy limitado para interactuar. En cambio, el contenido en áreas de espera debe ser más largo y rico en información para mantener al visitante entretenido.

 

El contenido puede ser informativo y estar relacionado con la empresa, sus productos o servicios. No obstante, también puede ser más general, como actualizaciones meteorológicas, horarios de cine, informes de tráfico e información de comités de empleados. Es importante mezclar ambos tipos de contenido, ya que la variedad animará a los espectadores a seguir viendo.

 

Aprovecha al máximo tu solución de cartelería digital siendo creativo y personalizando tu comunicación todo lo posible. ¡Las posibilidades son infinitas! Por ejemplo, puedes mostrar información de orientación, mensajes programados para la llegada de visitantes, cumpleaños de empleados o incluso alertas de emergencia.

 

Dado que el contenido es clave, es fundamental tener un enfoque estructurado para su gestión:

• ¿Quién creará el contenido y la línea editorial?
• ¿Quién será responsable de las actualizaciones?
• ¿Qué presupuesto se asignará?

 

 

 

3. Mantén el contenido fresco y actualizado con el tiempo

 

El contenido suele repetirse en bucle en las pantallas de cartelería digital. Es crucial ajustar la duración y el ritmo para que el contenido siga siendo impactante y llamativo.

 

Más importante aún, el contenido debe renovarse y actualizarse de forma regular. Si un mensaje permanece demasiado tiempo, los clientes o empleados pueden perder interés y, con el tiempo, dejar de notarlo. La frecuencia de las actualizaciones de contenido debe coincidir con la frecuencia de las visitas de los clientes o empleados.

 

Mezclar contenido informativo interno con contenido recreativo es una forma eficaz y económica de mantener el contenido fresco. El contenido recreativo, como noticias, meteorología y actualizaciones de tráfico, se puede refrescar automáticamente a través de fuentes RSS, asegurando que tu contenido esté siempre relevante y actualizado. Este tipo de contenido es especialmente apreciado en áreas de descanso para empleados.

 

Otra forma eficaz de automatizar las actualizaciones de contenido es enlazar la cartelería digital con los datos de tu organización. De hecho, es posible integrar información "rica" del Sistema de Información de la empresa directamente en el contenido de forma automática y en tiempo real, como:

• KPIs,
• Niveles de stock,
• Promociones,
• Calendarios,
• etc.

 

Por ejemplo, en entornos industriales, puedes mostrar tus indicadores de producción en tiempo real, indicando si estás adelantado o atrasado respecto al plan. Lo mismo aplica en centros de llamadas o muelles de carga de logística. Una vez creado este "modelo", todo se actualiza automáticamente sin intervención humana.

 

 

 

4. Elige las ubicaciones correctas para tus pantallas de cartelería digital

 

Tus pantallas de cartelería digital deben ser claramente visibles sin interrumpir el entorno. El tamaño de la pantalla no debe parecer ni demasiado pequeño ni demasiado grande para la audiencia, por lo que es importante posicionarla a una distancia óptima de los espectadores objetivo (clientes, empleados, visitantes).

 

Existen varias opciones de montaje para pantallas de cartelería digital:

• Soportes de pared (cerca de la pared, con inclinación ajustable, etc.)
• Montajes en el techo
• Soportes/columnas de suelo.

 

Dependiendo de tus puntos focales, tendrás que determinar qué medios son los más adecuados para tus pantallas de cartelería digital.

El diseño y disposición de las pantallas es un factor clave para el éxito de un proyecto de cartelería digital. Para una comunicación efectiva y de alto impacto, es necesario determinar las ubicaciones estratégicas de las pantallas. Se deben considerar varios criterios, como la luminosidad, el entorno, la seguridad y el acceso del público.

 

 

5. Elige un software de cartelería digital que cubra tus necesidades

 

El software es la piedra angular de cualquier proyecto de cartelería digital. Te permitirá:

• Orquestar el contenido,
• Cubrir las necesidades funcionales del proyecto,
• Mantener todo el sistema operativo.

 

Involucra a tus equipos de IT

El software de cartelería digital debe satisfacer tanto las necesidades de los usuarios (Comunicación, Marketing) como los requisitos del departamento de IT y seguridad. Al seleccionar el software, es crucial reunir a los usuarios y al equipo de IT.

 

Considera la escalabilidad

Con el tiempo, tus necesidades iniciales evolucionarán y crecerán. Por lo tanto, es importante elegir una solución que ofrezca funciones más allá de tus necesidades actuales. Esto te evitará tener que cambiar tu solución de cartelería digital al cabo de tan solo dos años, por ejemplo.

 

Pregunta por la hoja de ruta del software:

• ¿Qué actualizaciones y funciones están previstas?
• ¿A qué ritmo?
• ¿Las actualizaciones planificadas incorporan los comentarios de los usuarios?

 

Asegúrate de que la solución sea fácil de usar.

La solución debe ser fácil de usar, intuitiva y permitir funciones avanzadas. Desde el principio, considera involucrar a varios colaboradores en el uso del software. La solución de cartelería digital elegida debe permitir la delegación de la gestión total o parcial del contenido a colaboradores locales (gerentes de sucursales, gestores de sitios y encargados de tiendas).

 

Supervisar y controlar la solución.

Asegúrate de que el software sea robusto e incluya capacidades integradas de gestión de dispositivos para la administración remota de la flota. Tu equipo de TI debe ser capaz de:

• Asegurarse en tiempo real de que tu flota de pantallas y reproductores esté totalmente operativa,
• Gestionar de forma remota cualquier aspecto técnico de la flota (actualizaciones de software, reinicios, etc.).

 

Por ejemplo, es esencial poder gestionar y programar remotamente el encendido y apagado de las pantallas desde la interfaz del software. No es necesario mantener las pantallas encendidas cuando no hay nadie para verlas. Hoy en día, muchas soluciones muestran una pantalla en negro por la noche porque no pueden apagar correctamente las pantallas, lo que es contraproducente desde una perspectiva medioambiental.

 

Ten en cuenta las herramientas que ya tienes implementadas

El software de cartelería digital te permite emitir contenido en tiempo real, pero también de manera programada según criterios como:

• Fechas,
• Horas,
• Grupos de pantallas,
• Ubicación,
• etc.

 

Como se mencionó antes, el software de cartelería digital debe ser capaz de integrarse con el Sistema de Información de tu empresa. Esto permite incorporar fuentes de datos, lo que posibilita la visualización de datos en tiempo real.

 

 

6. Decide entre cartelería digital SaaS o On-Premise

 

Al elegir tu software, debes considerar el modelo: ¿SaaS o On-Premise?

El modelo SaaS es una suscripción a un servicio alojado en la nube. La ventaja del SaaS es que el proveedor de la solución gestiona la infraestructura del servidor, asegurando actualizaciones regulares y controladas a las versiones más recientes del software.

 

Por otro lado, el modelo On-Premise implica la compra de licencias perpetuas donde el software del servidor se instala en la red de la empresa. El beneficio de este modelo es que permite a la empresa gestionar el servidor y las actualizaciones del software por sí misma.

 

Sin embargo, debes asegurarte de tener el tiempo, la organización y las habilidades necesarias para gestionar eficazmente el software de cartelería digital. Podrías quedarte atrás en las actualizaciones, lo que limitaría el acceso a nuevas funciones y podría causar riesgos de seguridad.

 

Ambos modelos tienen ventajas según las limitaciones de cada empresa, pero el modelo SaaS es el que actualmente está en auge y es el preferido por la mayoría de las compañías. Sin embargo, es esencial elegir un software que soporte ambos modelos, ya que algunos departamentos de TI podrían imponer uno u otro.

 

 

7. Elige pantallas adecuadas para el uso

 

En un proyecto de cartelería digital, el equipo necesario incluye:

• Una inteligencia local, comúnmente llamada "reproductor",
• Una pantalla.

 

En cuanto a las pantallas, es importante adquirir un monitor de grado profesional, no un televisor. Un televisor no está diseñado para funcionar todo el día ni para un uso profesional. Solo los monitores profesionales están garantizados para este tipo de uso. Si compras un televisor para un proyecto de cartelería digital que falla tras unos meses, no tendrás ninguna garantía del fabricante.

 

Los principales criterios de selección son el tamaño y la forma de la pantalla. Esto dependerá de la ubicación elegida, la distancia de visualización y el efecto deseado. Podrías optar por:

• Un muro LED para un efecto “Wow” en una tienda insignia o un aeropuerto,
• Pantallas con bordes delgados para crear un menú en un restaurante de comida rápida,
• Una pantalla de 50” en modo vertical para la comunicación interna,
• Un monitor industrial para su uso en una fábrica de yogur.

Hay opciones para todas las necesidades, en todos los tamaños y formas.

 

También es esencial elegir una tecnología adecuada a las necesidades y limitaciones del proyecto:

• Una pantalla para escaparate o para exteriores requerirá mayor brillo y resistencia al calor,
• Una pantalla industrial debe resistir el polvo y, a veces, los impactos.

Todos estos factores son cruciales para garantizar la longevidad del proyecto.

 

Las pantallas pueden venir en varias formas: pantallas tradicionales, LED, para escaparates, video walls, tablets y quioscos. Recientemente, han surgido pantallas con tecnología de papel electrónico, que ofrecen un consumo de energía extremadamente bajo. Solo consumen electricidad cuando el contenido se actualiza.

 

Finalmente, un punto importante que se vincula a esta sección y la siguiente es que hoy en día es posible optar por pantallas con System-on-Chip (SOC). Estas pantallas tienen un reproductor integrado, lo que permite adquirir un único dispositivo, reduciendo la necesidad de cables adicionales y espacio. Sin embargo, ofrecen menos flexibilidad a la hora de elegir características específicas.

 

8. Opta por reproductores que se ajusten a la escala de tu proyecto

 

El rendimiento del reproductor debe estar alineado con el tipo de contenido que se va a mostrar para garantizar una reproducción fluida. Específicamente, necesitarás más potencia de procesamiento en el lado del reproductor si:

• Estás mostrando contenido en alta definición,
• Estás utilizando multizonificación,
• Necesitas acceder a fuentes de datos significativas.

Por lo tanto, es importante tener una visión clara del contenido que planeas mostrar en cualquier momento y de los requisitos futuros. Elegir un reproductor demasiado limitado podría restringir el crecimiento de tu proyecto.

 

Al hacer tu selección, ten en cuenta los siguientes factores:

• Capacidades gráficas y multimedia,
• Capacidad de almacenamiento,
• Memoria,
• Consumo energético.

 

Ten cuidado con quedar atrapado en tecnologías propietarias o específicas de una marca. Es mejor elegir plataformas estándar y abiertas (como Windows o Android), que ofrecerán mayor flexibilidad y sostenibilidad a largo plazo. De esta manera, tendrás la libertad de cambiar de marcas de pantallas y reproductores según sea necesario.

 

Como se mencionó antes, también es posible optar por pantallas System-on-Chip (SOC) con reproductor integrado. Esta solución proporciona un sistema “todo en uno”, reduciendo la necesidad de almacenamiento adicional o gestión de cables, aunque podría ofrecer menos flexibilidad en términos de características específicas.

 

 

9. Involucra a los equipos adecuados dentro de tu empresa

 

El departamento de TI

Tu departamento de TI te ayudará a seleccionar la arquitectura que mejor se ajuste a tus necesidades y limitaciones.

Un proyecto de cartelería digital es tanto un proyecto audiovisual como de TI. Por lo tanto, es esencial que el departamento de TI esté involucrado desde el principio para garantizar que se aborden todas las restricciones informáticas, especialmente en lo que respecta a la seguridad.

Generalmente, tu departamento de TI es responsable de asegurar el correcto funcionamiento de todo el software y los equipos informáticos conectados al Sistema de Información. Deben estar involucrados en el proyecto y pueden guiarte en la toma de decisiones técnicas a lo largo de su desarrollo.

Asegúrate de tener la opción de elegir entre una solución de cartelería digital On-Premise y una basada en la nube. Dependiendo del contexto, tu departamento de TI puede preferir una instalación interna dentro de la infraestructura de la empresa. Alternativamente, podrían optar por una externalización total con una solución SaaS del proveedor o integrador. Esta decisión dependerá de las políticas de la empresa, los requisitos técnicos y las consideraciones financieras.

 

El departamento de comunicación

El departamento de comunicación desempeña un papel clave en casi todos los proyectos de cartelería digital. Normalmente, son responsables de crear, gestionar y distribuir el contenido, asegurándose de que esté alineado con la identidad de la marca y la estrategia de comunicación general (ya sea interna o externa).

Además, a menudo gestionan directamente el software de cartelería digital, lo que permite ajustes rápidos del contenido en tiempo real. Colaborar con otros departamentos asegura una comunicación interdepartamental eficaz y refuerza la estrategia de comunicación global.

 

Tus equipos de operaciones

En muchos proyectos de cartelería digital, los equipos de operaciones juegan un papel crucial. Su experiencia específica del sector ayuda a identificar las necesidades concretas y a determinar la información más relevante a mostrar. Por ejemplo, en una fábrica, los gerentes y operarios pueden proporcionar información valiosa sobre la información esencial que debe mostrarse para optimizar la eficiencia operativa (procesos de producción, indicadores clave de rendimiento, etc.).

Involucrar a estos equipos desde el principio garantiza que el contenido mostrado cumpla con las necesidades del mundo real y contribuya a mejorar la productividad. Una estrecha colaboración con los equipos de operaciones ayuda a maximizar el impacto y la relevancia de tu sistema de cartelería digital.

 

¿Tienes más preguntas sobre cómo implementar las mejores prácticas para garantizar el éxito de tu proyecto de cartelería digital? ¡Deja tus datos de contacto y te responderemos rápidamente!