7 consejos para optimizar la comunicación interna

¿Necesitas comunicarte con tus empleados? Si estás de acuerdo con nosotros en que la comunicación interna es fundamental, aquí tienes 7 consejos que te ayudarán a desempolvar la comunicación interna en tu empresa, para que sea más adecuada y eficaz.

Antes de entrar en materia, veamos los tres tipos de comunicación interna que se dan en una empresa:

• Comunicación operativa: aquella que afecta al funcionamiento real de la empresa, es decir, la incorporación de nuevos empleados, los anuncios de RR. HH., las políticas comerciales…
• Comunicación interpersonal: la más difícil de dominar y que, sin embargo, influye mucho en el funcionamiento operativo de la empresa. Incluye los rumores, la información que comparten los empleados durante las pausas para el café, o simplemente los intercambios entre todos los empleados dentro de la empresa.
• Comunicación motivacional: la que se suele pasar por alto, pero que es esencial para la salud de la empresa, ya que fomenta la cohesión del equipo y la cultura corporativa. Se trata de felicitar, animar, compartir, etc., con tus equipos.

Si la empresa dispone de pocos medios para influir en la comunicación interpersonal, los 7 consejos que siguen pretenden ayudarte a hacer más eficaz la comunicación operativa y motivacional, y reducir así la importancia de la primera.

1. Establece unas normas y cúmplelas

Cuando algunas empresas no disponen necesariamente de recursos humanos para gestionar la comunicación interna, la gestión de esta puede ser errática. Sin embargo, es importante establecer un plan de comunicación adecuado. Deben definirse los temas que se tratarán, el tono de los mensajes, etc., pero también la frecuencia de estos. Todos estos puntos pueden variar según los objetivos de comunicación. Al igual que en la comunicación externa, el mensaje será diferente según el objetivo. El mensaje también variará según el emisor, que; en este caso, puede ser el departamento de comunicación, el de recursos humanos o el de informática.

Por tanto, deben establecerse prácticas claras para todos los departamentos que se comunican de manera interna. El uso de una carta gráfica que incluya plantillas y modelos, por ejemplo, permitirá crear una unidad visual reconocible por todos.

2. Haz que tus mensajes sean relevantes para tus empleados

Aunque parezca obvio, ¿seguro que la comunicación interna de tu empresa interesa a los empleados? La comunicación interna suele reducirse a información corporativa, es decir, el último boletín trimestral o información de carácter normativo.

Aunque este tipo de mensajes es esencial, también es necesario tener una comunicación más amena y motivadora, que una a todos los empleados. Una empresa debe desarrollar sus procesos de comunicación interna a través de contenidos inspiradores, que traten sobre la actualidad o que subrayen las «victorias» de la empresa con un impacto directo en los empleados. Esto influye en la percepción que los empleados tienen de la empresa y aumenta el sentimiento de pertenencia. Hoy en día es crucial, sobre todo, dada la trascendencia del teletrabajo, reforzar el espíritu de cohesión interna garantizando una comunicación adecuada con todos los empleados. Además, los empleados reciben cada día un tsunami de información que resulta difícil de clasificar y asimilar, por lo que, a menudo, pasan por alto la información importante.

Existen nuevas herramientas que permiten difundir un mensaje textual o visual pertinente, de forma selectiva y en el momento adecuado. El resultado es una comunicación personalizada, adaptada y eficaz.

3. Implica a tus empleados para que la comunicación interna sea inclusiva

Dentro de una empresa, la comunicación es asunto de todos. Animar a tus empleados a participar en la creación de contenido de comunicación para evitar una comunicación principalmente descendente es una solución fácil de poner en práctica. De hecho, la comunicación también debe ir hacia arriba.

Existen varias vías posibles:

• Invitar a los equipos a hacer propuestas para contribuir a una reflexión colectiva. Haz una encuesta para saber qué tipo de información echan en falta y lo que valoran. De este modo, cada empleado pone su granito de arena.
• Animar a los empleados a compartir sus pasiones. Por ejemplo, se pueden organizar eventos internos a iniciativa de los empleados y difundir después fotos y vídeos de los momentos compartidos.
• La herramienta de comunicación interna Channels puede facilitar el intercambio de conocimientos y buenas prácticas mediante el uso de la herramienta Bloqueo, por ejemplo, que reforzará estos mensajes difundiéndolos de forma selectiva o en todas las pantallas de ordenador de los empleados. Además, si tienes la suerte de contar con empleados leales a la empresa, dales voz compartiendo sus testimonios. Ellos se sentirán reconocidos, y a los nuevos trabajadores que se incorporen les servirá como fuente de inspiración. Al fin y al cabo, esto es lo que buscan muchas personas, identificarse con la filosofía de la empresa para satisfacer la necesidad de pertenencia que nos motiva.

4. Comunicación coherente

Una comunicación coherente permite movilizar a los equipos. Debe ser regular, interdepartamental y transparente.

De hecho, la idea es que los empleados se adhieran a tu comunicación para convertirse en embajadores de la empresa. Para ello, más allá de la elección del contenido en sí, debes asegurarte de que te comunicas de la misma manera con tus clientes que con tus equipos de ventas, por ejemplo. No conviene que un empleado piense: «Eso es lo que les decimos, pero luego es otra cosa». También es importante escoger el momento oportuno para comunicar algo. En la medida de lo posible, la comunicación debe divulgarse primero a nivel interno.

Que no parezca que los empleados tienen la misma información que los clientes. Enterarse de una noticia de la empresa por un tuit o por un cliente, por ejemplo, puede ser desastroso.

Siguiendo el mismo principio, la política de recursos humanos y el funcionamiento interno de tu empresa deben estar en sintonía. No se debería oír nunca en tu empresa algo así: «Eso es la teoría, pero la práctica es otra cosa».

Impulsa la cultura corporativa comunicando tus valores.

5. Facilita el acceso a la información mediante una buena difusión

Ahora que sabes lo que quieres comunicar, la cuestión es cómo hacerlo. Se necesitan herramientas que permitan una comunicación directa y fluida. Al fin y al cabo, no conviene que la comunicación a base de rumores sea la habitual entre tus equipos. A menudo, hay mucho contenido en las empresas, pero los empleados no lo conocen ni lo consultan. ¿Cómo hacer que este contenido sea eficaz?

Ya son cosa del pasado los tablones de anuncios magnéticos, para los que hay que imprimir varios ejemplares del último comunicado interno. Existen soluciones digitales para difundir y dirigir tus comunicaciones con un simple clic. Estas soluciones captarán la atención y permitirán que tus empleados estén al tanto de la información importante.

Elige el medio y el canal adecuados para tus comunicaciones:

El 65 % de la población está formada por personas con memoria visual, por lo que es preferible el contenido visual o en vídeo. Así que es recomendable que uses pantallas de cartelería digital en tu empresa. Nuestra solución de cartelería digital Media4Display te permitirá comunicar en lugares estratégicos de tu empresa: vestíbulos, salas de descanso, espacios abiertos, talleres, etc. También podrás comunicarte de manera eficaz con los empleados que tienen poco o ningún acceso a las herramientas informáticas y al correo electrónico de la empresa, para que no se queden al margen de tu plan de comunicación.

También es posible comunicar directamente a los puestos de trabajo de tus empleados de forma selectiva. Esta solución, complementaria a la cartelería digital, te permitirá comunicarte con los empleados incluso cuando trabajen desde casa, y asegurarte de que no se pierden información importante. Olvídate del correo electrónico genérico dirigido a todo el mundo, perdido en medio del torrente de información empresarial, y opta por mensajes dirigidos y un canal dedicado a la comunicación interna: mediante ventanas emergentes de información, personalización del fondo de pantalla o de la pantalla de bloqueo, o incluso una alerta real en el puesto de trabajo.

Como ves, ha llegado la hora de digitalizar la comunicación interna.

6. Mide el rendimiento de tu comunicación interna

Para la comunicación externa, la atención se centra siempre en medir los resultados. Lo mismo debería aplicarse a la interna.

Si utilizas herramientas que te permitan medir el impacto de tu mensaje con, por ejemplo, el número de visualizaciones, esto te permitirá clasificar la calidad de los mensajes, los que no han obtenido el resultado esperado o los que han sido un gran éxito. Toda esta valiosa información sirve para aprender y, en última instancia, mejorar tus futuros mensajes.

El análisis estadístico es una cosa, pero no hay nada como la valoración oral o escrita. Basta también con preguntar periódicamente a tus empleados qué piensan y qué les gustaría ver, ya sea de manera informal o mediante encuestas digitales.

En conclusión, el éxito de la comunicación interna se basa en un conocimiento profundo de las acciones llevadas a cabo para poder ajustarlas en cualquier momento.

7. Mantente al día de las tendencias

Nuestro último consejo vale para muchas cosas y también es válido para la comunicación interna: no te duermas en los laureles y mantente al día de las últimas tendencias. Estas se convertirán en una fuente de inspiración y harán que tus comunicaciones sean aún más relevantes. ¡La lectura de este artículo es un buen comienzo! Y sin buenos canales y herramientas de difusión, ni el mejor contenido tendrá el impacto deseado.