¿Cómo digitalizar tus espacios de trabajo?

¿Qué es la digitalización de los espacios de trabajo?

La digitalización de los espacios de trabajo significa hacer que todas las herramientas, datos y prácticas disponibles en la empresa sean digitales. Es el principio en sí de la transformación digital, más el hecho de que estos conjuntos de herramientas, datos e incluso prácticas sean accesibles desde cualquier lugar y no solo desde el espacio profesional físico tradicional.

En última instancia, es el punto de partida para acceder al ecosistema de aplicaciones de la empresa, incluida la información individual específica de cada empleado y también la información colectiva y compartida por un grupo específico o por todos los empleados. Toda esta información se hace accesible desde cualquier lugar, en la medida de lo posible (dependiendo de las normas de seguridad de la empresa o el sector) y de la forma más sencilla posible. A menudo se escuchan los términos «accesibilidad» y «movilidad». Estas dos características resumen por sí solas el principio esencial de la digitalización necesaria hoy en día.

También se habla cada vez más del «digital workplace» (espacio de trabajo digital). Este concepto va más allá de la simple capacidad de desempeñar nuestra función con la misma facilidad y sin barreras, estemos donde estemos. De hecho, el «digital workplace» garantiza la digitalización de toda la experiencia en el lugar de trabajo. Ya no se trata únicamente de digitalizar las herramientas o los datos, sino todas las interacciones que pueden tener lugar en el puesto de trabajo, desde la clásica recepción hasta la sala de descanso y, a veces, incluso el aparcamiento de la empresa.

¿Por qué digitalizar los espacios de trabajo?

La digitalización de los espacios de trabajo es, por tanto, una respuesta lógica a los nuevos hábitos laborales que han puesto de manifiesto nuevas necesidades. Como los empleados ya no están en el mismo espacio físico el 100 % de su tiempo de trabajo, ahora necesitan herramientas para seguir colaborando, incluso a distancia.

Por suerte, la digitalización de los espacios de trabajo no se produjo como consecuencia de la normalización del teletrabajo, sino más bien como resultado de tendencias que ya estaban surgiendo. Se han implementado muchas cosas a lo largo de los años. Para empezar, el trabajo por ordenador. Luego, y más recientemente, la transición a los llamados «ordenadores portátiles» en la mayoría de las empresas. También cabe pensar en la comunicación por correo electrónico. O desde hace menos tiempo aún, los documentos compartidos. Y estos son solo algunos ejemplos.

Por tanto, la digitalización de los espacios de trabajo pretende completar estos procesos, que ya están en marcha, garantizando que todas las herramientas, los datos, la información, los procesos, etc., estén disponibles en todo momento y lugar, con el fin de mejorar la colaboración y la comunicación.

Pero como hemos visto anteriormente, la digitalización de los espacios de trabajo también pretende transformar el lugar de trabajo físico en un auténtico «digital workplace».

Por este motivo, en la actualidad observamos nuevas tendencias comunes en numerosas empresas: los espacios de trabajo tienden a abrirse a una mayor interfuncionalidad de los equipos, pero también a fomentar y ofrecer espacios propicios para el intercambio. Cada vez hay menos despachos cerrados.

Hay más espacios acristalados e incluso completamente abiertos. Algunos van incluso más allá, implantando los llamados espacios de oficina flexibles, con puestos de trabajo que no están asignados por defecto y en los que los empleados pueden instalarse a su conveniencia mientras están en la oficina.

La gran incógnita que queda por resolver es saber cómo implicar a los empleados que solo se encuentran «de paso» en su lugar de trabajo tradicional. Aquí es donde la digitalización vuelve a cobrar importancia. Se trata entonces de crear y ofrecer una auténtica experiencia que ofrezca un beneficio real por estar presente. Podemos distinguir dos tipos de espacios: los espacios comunes, de paso o de encuentro, como los pasillos, los ascensores y las entradas, y también la cafetería, la sala de descanso o la máquina de café, etc.; y los espacios dedicados al trabajo, como los despachos y las salas de reuniones. El reto para estos últimos será reforzar el trabajo colaborativo ofreciendo soluciones que faciliten las reservas y herramientas de videoconferencia, por ejemplo. Para los primeros, la idea será reforzar la comunicación interna para que todos los trabajadores tengan un sentimiento de pertenencia, acentuar su idea de comunidad en el seno de la empresa y, por último, facilitar su integración, su compromiso y, por tanto, su eficiencia.

Ventajas considerables de la digitalización de los espacios de trabajo

Aunque lo expuesto anteriormente demuestra la necesidad de digitalizar los espacios de trabajo, también es importante tener en cuenta las numerosas ventajas que esta transformación aporta a las empresas.

Más flexibilidad

Permitir el acceso a herramientas e información desde cualquier lugar ofrece una nueva flexibilidad a los empleados. Hoy en día, esto se considera una ventaja innegable, y en muchos casos es incluso indispensable en los nuevos hábitos de trabajo.

Reducción de costes

Como consecuencia directa de la nueva flexibilidad de nuestros modelos de trabajo, es lógico que una proporción menor de empleados se reúna a diario en su lugar de trabajo. Y aunque todavía no todas las empresas han dado el salto a los espacios de oficina flexibles, es lógico esperar que haya menos necesidad con respecto a los espacios de oficina. Esto se traduce en una reducción de los costes inmobiliarios, pero también de los de mantenimiento, calefacción y cuidado de estos espacios. Asimismo, supone menos gastos de desplazamiento y transporte para todos los empleados.

Más eficiencia

Aunque trabajar a distancia pueda dar un poco de miedo al principio, al final se observa muy a menudo una mejor comunicación entre los equipos. De hecho, los foros de intercambio son esenciales para mantener el vínculo. En general, estos foros se han instaurado un poco por las circunstancias, pero ahora permiten a las organizaciones celebrar reuniones de seguimiento con mayor regularidad que cuando todo el mundo se encontraba en la oficina todos los días y, por tanto, sentía menos necesidad de estos momentos de intercambio «impuestos», por lo que, a veces, se olvidaba comunicar información que, sin embargo, era esencial.
Además, la digitalización de los espacios de trabajo permite que todos trabajen directamente sobre los mismos documentos, que compartan información en tiempo real y que los datos se retroalimenten de forma automática. Los procesos se aceleran, lo que permite simplificar los ciclos de toma de decisiones y, en última instancia, mejorar la eficiencia para todos.

Mejora de la productividad

No se trata únicamente de compartir información en «tiempo real», sino también de proporcionar una mayor flexibilidad para todos, lo cual da lugar a la mejora del bienestar y, por tanto, de la motivación de los equipos. Al final, es su productividad la que aumenta. Si a esto se le añade la reducción o incluso la eliminación total de los tiempos de desplazamiento en determinados días de la semana, se acaba ganando en productividad.

Obstáculos que dificultan la digitalización de los espacios de trabajo

Sin embargo, es evidente que, como en cualquier cambio, o en cualquier situación, también hay obstáculos que hay que tener en cuenta a la hora de digitalizar los espacios de trabajo. Durante esta evolución, y como en cualquier proyecto, es necesario aspirar al rendimiento operativo, pero al mismo tiempo tener presente el bienestar de los empleados, sin que uno vaya por detrás del otro, como se ha visto anteriormente, para garantizar la sostenibilidad del éxito.

La seguridad

La mayor dificultad para que los datos internos estén disponibles desde el exterior es, sin duda, la seguridad de los datos. Nadie está a salvo de los ciberataques ni de los intentos de hackeo de una base de datos, por ejemplo, pero tampoco del robo de documentos confidenciales. Y abrir el sistema de información propio es un peligro en este sentido. Por tanto, es evidente que la cuestión de la seguridad es probablemente el factor más importante en la elección de las soluciones. Son necesarios varios pasos previos, como configurar un cortafuegos y un servicio de seguridad de red, por ejemplo. Pero también hay que comprobar los aspectos técnicos de las herramientas seleccionadas para garantizar su interacción con los datos y las opciones de conexión.

Los aspectos técnicos

La digitalización de los espacios de trabajo puede ser un proyecto que tarde muchos meses en completarse, a veces con algunos retrocesos y modificaciones necesarias tras la implantación. De hecho, a veces es difícil encontrar la solución adecuada que reúna todas las necesidades planteadas. Necesidades que también es probable que evolucionen, precisamente por las herramientas implementadas.

La simplicidad

En ocasiones, se necesitan varias herramientas para responder a todas las necesidades, así como una exigencia en términos de seguridad, pero no hay que olvidar que el conjunto de la oferta a disposición de los trabajadores debe ser lo más sencillo y fluido posible para garantizar una utilización óptima sin ser un obstáculo para la eficiencia.

El factor humano

Por último, como sabemos, el principal obstáculo para el cambio es el propio ser humano. ¿Quién no se ha quejado nunca de una evolución «impuesta»? Las empresas suelen ser entornos donde se mezclan las generaciones más jóvenes y el personal de más edad. Algunos perfiles se adaptan muy bien y están acostumbrados a la tecnología, y otros no tanto. Por tanto, las soluciones ofrecidas deben estar pensadas para todos, pero, sobre todo, para que tenga éxito, el cambio debe ir acompañado.

¡No dudes en pedir ayuda para tu transformación!