¿Qué es la gestión visual?

La gestión visual es un método de gestión empresarial, basada en la percepción visual, cuyo fin es facilitar la comprensión y la memorización, y, por lo tanto, fomentar la eficacia de la empresa. El principio fundamental consiste en ofrecer una visión de conjunto de la empresa o de un proyecto específico en un momento concreto.

Cómo se utiliza la gestión visual

Como su propio nombre indica, la gestión visual, también denominada gestión y organización a través de la vista, es el arte de comunicar visualmente la información. El objetivo primordial de este tipo de comunicación es garantizar una mejor comprensión, ya que la presentación visual hace que la información resulte más concreta e inteligible para todos.
La gestión visual tiene distintas formas. En general, se utilizan cuadros de tareas, diagramas, paneles de control, etc. El objetivo es estructurar fácilmente y poner de manifiesto la información que se quiere presentar.

Tradicionalmente, la gestión visual ha estado presente, sobre todo, en el sector industrial, pero hoy en día su uso está cada vez más extendido entre las empresas e instituciones de todos los ámbitos, ya sean organizaciones comerciales, equipos educativos, el sector sanitario e incluso los servicios públicos. La información que se comparte puede ser de muchos tipos, desde el seguimiento de los resultados de una empresa en tiempo real hasta el control de la producción y las entregas en curso, o la velocidad de una máquina, etc, y se hace hincapié en los indicadores clave que son pertinentes para un departamento o taller.

Elementos de interés de la gestión visual

La gestión visual ofrece una transparencia en la información que permite mejorar fácilmente el conjunto de procesos internos de un proyecto, un equipo o una empresa. Se puede decir que, fundamentalmente, facilita el trabajo.

Cuando la gestión visual está correctamente diseñada, todos los participantes en un proyecto tienen acceso a la información y pueden comprender fácilmente los indicadores. De este modo, se pueden identificar los problemas rápidamente. La difusión de la información a todos los participantes permite tomar mejores decisiones y favorece la responsabilización de los equipos.

Los equipos se sienten más implicados y aprovechan mejor la oportunidad de solucionar por sí mismos un problema que hayan detectado. Es lo que se conoce como gestión participativa. Se pueden ver todas las actividades nuevas, así como cada nueva etapa iniciada o finalizada. Se ponen de relieve los esfuerzos de todos, y esto conlleva generalmente la mejora continua de los equipos.

En concreto, la colocación de un panel de control donde se pueden ver en tiempo real los objetivos marcados y el nivel de progreso de cara a su consecución permite identificar rápidamente cualquier desviación y adoptar las medidas necesarias para corregirla

Por último, los mensajes clave se divulgan rápidamente y no pasan desapercibidos.

Cómo implementar la gestión visual

Como en cualquier proyecto, para implementar la gestión visual en una empresa o en un equipo, es conveniente, en primer lugar, evaluar la actividad con el fin de determinar las necesidades. ¿Qué se quiere mostrar? ¿Por qué? ¿A quién se dirige la información? ¿Dónde se va a mostrar? ¿Cómo se va a mostrar?

La gestión visual le hará replantearse el modo de funcionamiento de sus equipos. No dude en implicar a los participantes de cada proyecto a los que afectarán directamente estos cambios. Principalmente, debe asegurarse de que la información que comunique no sea excesiva, sino que debe tratarse, más bien, de indicadores que permitan realizar un ajuste real en las actividades cotidianas, con el fin de ofrecer un valor añadido a la nueva organización.

Herramientas para mejorar la gestión visual

Normalmente, la pizarra es el instrumento principal de la gestión visual. A menudo, se acompaña de pósits que permiten actualizar la información en tiempo real y fomentan la participación. Es frecuente ver este tipo de pizarras organizadas siguiendo el método Kanban, que facilita el reparto del trabajo dividiéndolo en tareas por hacer, en proceso o finalizadas.

En función del proyecto, puede optar por una presentación en forma de mapa mental (mind mapping), que permite destacar fácilmente las interconexiones entre las distintas etapas del proyecto o incluso la relación entre dos proyectos.

En cualquier caso, a partir de ahora será muy fácil dejar de utilizar la tradicional pizarra blanca para pasarse a las pantallas digitales. En un contexto cada vez más digitalizado, en el que las empresas necesitan poder ver sus datos en tiempo real, la gestión visual tradicional se ha quedado obsoleta. A través de las pantallas, podrá transmitir la misma información en distintos lugares. El contenido divulgado por las pantallas se puede gestionar a través de una solución de cartelería digital. Los sistemas de cartelería digital le permiten conectarse directamente a las fuentes de datos o a los documentos de seguimiento (por ejemplo, archivos CSV), y mostrar la información actualizada en tiempo real, sin necesidad de ninguna acción manual, una vez que el panel de control, el gráfico o cualquier elemento que quiera mostrar se hayan configurado desde la consola de administración.

Hablamos de la gestión visual digital.

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