Una solución de alerta y comunicación interna impactante para el sector de la salud

El CGFL (Centre Georges François Leclerc) es un centro oncológico con sede en Dijon, cuya organización es similar a la de un hospital, a excepción de los servicios de urgencias. Se trata, por tanto, de un establecimiento que, además de contar con personal médico a diario, acoge a muchos pacientes y visitantes. En la actualidad, la CGFL se encuentra inmersa en una importante transformación con un proyecto de ampliación que permitirá el desarrollo de sus actividades a mayor escala, pero sobre todo la mejora de las condiciones de acogida y atención. Sin embargo, este proyecto requiere un trabajo de varios años porque se lleva a cabo en un sitio en uso. En este contexto, la comunicación efectiva es más necesaria que nunca.

Facilitar y optimizar la comunicación interna en el día a día

CGFL siempre ha tenido la costumbre de utilizar las pantallas de bloqueo y los fondos de pantalla, de los 1300 puestos de trabajo a disposición de sus empleados, para su comunicación interna. Personal que puede tener con la misma facilidad un puesto de trabajo fijo (personal de oficina), o desplazarse por las instalaciones y, por lo tanto, a menudo a la vista de los pacientes (personal de enfermería).

La comunicación a través de pantallas de bloqueo y fondos de pantalla ofrece varias ventajas :

• Canales de comunicación visual: facilitan la comprensión inmediata de los mensajes
• Repeticiones: las pantallas son vistas múltiples veces durante el día
• No es necesario realizar ninguna acción: a diferencia de un correo electrónico que requiere que abras tu buzón para comprobar la llegada de un mensaje, el usuario recibe el mensaje sin ninguna acción por su parte, sin ningún cambio en sus tareas diarias

En CGFL, las pantallas de bloqueo se utilizan para la comunicación corporativa, especialmente en relación con el nuevo proyecto de desarrollo, con el fin de transmitir una comunicación unificada y armoniosa. Los fondos de pantalla, por otro lado, se utilizan para comunicaciones específicas en torno a acciones puntuales y, por lo tanto, cambian con más frecuencia. Por ejemplo, se puede encontrar información sobre la campaña de vacunación contra la gripe, indicando horarios y fechas clave, o incluso operaciones más agitadas como Dry January.

Antes de Channels, el departamento de comunicación ya se encargaba de crear las imágenes que luego proporcionaban al departamento de TI para que pudieran distribuirlas a las estaciones de trabajo a través de herramientas de gestión de activos de TI. Este engorroso proceso requería una gran anticipación por parte de todos los departamentos para sincronizar los horarios de comunicación y garantizar la distribución correcta en el momento adecuado. Por lo tanto, la búsqueda de una solución dedicada a este tipo de comunicación surgió de forma natural, con esta necesidad de rapidez y simplificación.

La solución de Channels ahora hace que sea muy fácil transmitir pantallas de bloqueo y fondos de pantalla, creados por el departamento de comunicación, tanto de manera anticipada como urgente. Unos pocos clics son suficientes dentro de la interfaz para desplegar la comunicación en las 1300 estaciones de trabajo, en tiempo real. La solución también ofrece la posibilidad de crear objetivos para transmitir un mensaje hacia a un departamento específico, o a un solo piso del edificio, por ejemplo, todo en unos pocos clics. Ahora también es posible elegir su horario o período de validez, lo que hace que la comunicación sea más eficiente.

También el sistema de prioridades es apreciado, ya que permite garantizar que siempre haya una comunicación por defecto (más atemporal) en la transmisión, gracias a la baja prioridad, programada sin límite de tiempo. Las campañas/mensajes puntuales se introducen en prioridad media o alta en función del grado de importancia, sustituyendo así automáticamente cualquier otra campaña en curso.

Esta simplicidad permite al departamento de comunicación de la CGFL una mayor flexibilidad y, por lo tanto, abre la puerta a nuevas comunicaciones más puntuales, actualizaciones más frecuentes y una capacidad de respuesta sin precedentes a las comunicaciones importantes.

Haga que las comunicaciones urgentes sean imperdibles

Los equipos de TI ahora tienen un canal dedicado para las comunicaciones de emergencia. No más información perdida en la masa de correos electrónicos diarios y llamadas de soporte injustificadas. Los mensajes importantes de comunicación interna ahora se transmiten correctamente. Por el lado del mantenimiento informático, gracias a la información en tiempo real a los usuarios, el número de tickets internos ha disminuido drásticamente en cuanto a número de incidencias en una aplicación interna del negocio, dejando así más tiempo para que los equipos técnicos se centren en resolver el problema. Las actualizaciones y los períodos de inactividad también son mejor anticipados y aprehendidos por los usuarios.

De este modo, Channels ofrece a la CGFL una mayor fluidez y eficiencia en su comunicación, ya sea de un comunicado interno o de comunicación urgente, una mejor productividad para los equipos de TI y una mejora general de la satisfacción de los empleados.

Además, la herramienta ofrece la posibilidad de interactuar con otras soluciones, de Telelogos u otras, con el fin de automatizar la transmisión de mensajes de emergencia en particular. Esto ofrece una ganancia real en productividad y capacidad de respuesta.