SDIS 31 : La cartelería digital para la internal comunicación

Garantizar, mediante la cartelería digital, la igualdad de acceso a la información para todo el personal

El Servicio Departamental de Bomberos y Salvamento del Alto Garona (SDIS 31) cuenta con 2342 bomberos (de los cuales, el 62 % son voluntarios), repartidos en 37 parques de bomberos y salvamento en todo el departamento. El SDIS 31 participa en actividades de prevención y protección/lucha contra incendios, y también participa en misiones de rescate de personas. En el SDIS 31 también hay 163 agentes administrativos, técnicos y especializados, cuya labor diaria consiste en asistir a los bomberos para que puedan llevar a cabo sus misiones en las mejores condiciones posibles.

Implantación de un sistema de comunicación eficaz para todo el personal, tanto el que trabaja en puestos fijos como el de intervenciones de emergencia

Uno de los retos del departamento de comunicación del SDIS 31 es encontrar una forma eficaz de dirigirse simultáneamente a todos los miembros del personal, que se encuentran distribuidos en cuarenta centros y de los cuales los hay que ocupan puestos fijos y los hay que dedican la mayor parte del tiempo a intervenciones.

Considerando este contexto, el SDIS 31 se ha dotado de una treintena de pantallas, distribuidas entre el cuartel general y los parques de bomberos y salvamento. Estas pantallas, colocadas en lugares estratégicos de cada sede, permiten que todo el personal pueda conocer las comunicaciones importantes. Actualmente, estas comunicaciones tienen dos dimensiones: la información departamental, por un lado, y la información local, específica del parque de bomberos, por otro.

Para cubrir ambas dimensiones, el departamento de comunicación buscaba una solución que le permitiera mantener el control de todos los puntos de distribución manteniendo al mismo tiempo los derechos del personal local, para que este tuviese la máxima autonomía posible en las comunicaciones propias.

El software Media4Display de Telelogos resolvió fácilmente las necesidades del SDIS 31. Su instalación fue rápida y fácil. Gracias a la consola web, es posible gestionar a distancia la treintena de pantallas, tanto para planificar las distintas comunicaciones como para gestionar el aspecto más funcional. Por ejemplo, las pantallas están programadas para estar encendidas entre las 7 de la mañana y las 7 de la tarde en los edificios administrativos y de formación. Solo en los cuarteles, donde el personal permanece durante más tiempo, las pantallas se mantienen encendidas hasta las 10 de la noche.

Se han fijado objetivos para supervisar estos ajustes de forma agrupada. Además, mediante el establecimiento de objetivos el departamento de comunicación puede conceder derechos de emisión al jefe de un parque de bomberos para la pantalla que solo le concierne a él.

Una comunicación departamental, gestionada de forma centralizada

Desde la consola de Media4Display, el departamento de comunicación gestiona la programación y emisión de una secuencia de contenidos, la secuencia departamental. Esta secuencia se actualiza casi todas las mañanas y emite un contenido en bucle (que puede contener de 10 a 30 contenidos diferentes, algunos actualizados diariamente, otros más permanentes), que suele durar entre 3 y 6 minutos. Encontramos en el contenido información operativa (sobre operaciones recientes/en curso), información institucional, la retransmisión de los artículos de prensa recientes y comunicaciones sobre diversas ceremonias oficiales que pueden celebrarse; también, información relativa a empleo, vacantes por cubrir en el seno del SDIS, nuevas incorporaciones, ceses por jubilación... y, más en general, información sobre vacunas, instrucciones sobre higiene, etc.

Una comunicación totalmente adaptada a la vida de la sede

En el cuartel, el taller mecánico o el centro de formación, se establece una segunda secuencia (en alternancia con la secuencia departamental). La establecen directamente los responsables de la sede. Desde la consola Media4Display, se les conceden derechos restringidos y se les ofrece cierta autonomía en el programa de difusión propio. Así, y solo en su pantalla, pueden programar contenidos para transmitir información local. Las secuencias planificadas a nivel departamental o por otras partes interesadas están protegidas y no son accesibles.

Entre las diferentes secuencias que se pueden programar localmente, encontramos información sobre empleos en el sector, memorandos, información específica sobre la vida del parque de bomberos, etc.

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Una solución fácil de usar que permite actualizar con tanta frecuencia como sea necesaria

Durante la ejecución del proyecto, el personal del departamento de comunicación recibió formación a través de nuestro socio Econocom. A partir de entonces, el equipo responsable decidió gestionar la formación de cualquier nuevo miembro del personal cuyo trabajo implique interactuar con el software Media4Display. Así sucede, especialmente, cuando se abren nuevos derechos a nivel local. El uso de la herramienta es fluido e intuitivo. Los nuevos usuarios pueden habituarse a utilizarla fácilmente. Y, en todo caso, siempre existe la posibilidad de recurrir al departamento de comunicación para una necesidad concreta o para solicitar la adición de información al bucle departamental.