Groupe Legendre : Una solución para simplificar la reserva de la salas de reuniones

Durante 75 años, Groupe Legendre ha prosperado gracias a su agilidad, experiencia y contribuciones visionarias a los sectores de la construcción, bienes raíces y energía. Con 24 sucursales y más de 2.300 empleados en la actualidad, su sede en Rennes (Francia) alberga nada menos que 65 salas de reuniones repartidas en siete (7) pisos.

El Desafío de la Reserva Antes de Meeting4Display: Un Verdadero Dolor de Cabeza

La gestión de las reservas de salas de reuniones dentro de la sede de la empresa a menudo era un rompecabezas complicado antes de la introducción de una solución dedicada. Varios problemas recurrentes afectaron el proceso:

• Problemas de Reserva: La falta de centralización a veces obligaba a los empleados a revisar minuciosamente los calendarios de Outlook de cada sala de reuniones de forma individual para encontrar un horario disponible.
• Conflictos de Programación: El engorroso proceso de reserva ocasionalmente conducía a verificaciones inadecuadas del horario, lo que resultaba en choques de horarios, interrupciones en medio de la reunión y la necesidad de reprogramar en otras salas;
• Espacios Infrautilizados: Groupe Legendre cuenta con una variedad de tipos de salas de reuniones, desde estándar hasta premium, a menudo asignadas a departamentos específicos. La reserva a través de Outlook no proporcionaba información sobre las especificaciones técnicas y la disposición de la sala, lo que llevaba a un uso frecuente incorrecto.

Optimización con Pantallas Táctiles para Reservas

La decisión de introducir pantallas táctiles para reservas en las entradas de las salas de reuniones significativas se convirtió rápidamente en imperativa. El objetivo principal era simplificar y racionalizar la gestión de las salas, optimizar el uso del espacio y reducir las frustraciones internas en torno a las reservas. Esta solución tecnológica se implementó en las 30 salas más grandes del edificio, ofreciendo una forma intuitiva y fácil de manejar las reservas al tiempo que muestra el estado de la sala en tiempo real. Estas pantallas proporcionan información esencial, como la disponibilidad, los nombres de las salas, la capacidad, el equipo, las reservas en curso, las próximas reservas y el horario de ocupación diario.

A pesar de la abundancia de información útil, la interfaz sigue siendo deliberadamente sencilla, como lo resume Sébastien Rapilly, Administrador de Infraestructura en Legendre, quien comenta: "Es tan simple como verde o rojo". Esto encapsula la esencia misma de Meeting4Display

Mejora de la Accesibilidad de las Salas más Pequeñas: Las salas más pequeñas sin pantallas táctiles se pueden reservar a través del complemento de Outlook Add-On o la aplicación móvil, reflejando el proceso de las salas más grandes. Para aumentar aún más la accesibilidad, hay planes para introducir códigos QR en las entradas de cada sala más pequeña, lo que permitirá a los empleados reservar con un escaneo rápido.

Priorización de la Privacidad en Reuniones Selectas

La implementación de 30 pantallas táctiles se acompañó de la implementación de la solución de reserva de salas de reuniones Meeting4Display para todas las salas de reuniones del edificio, lo que las hace accesibles a través del complemento de Outlook y la aplicación móvil proporcionada a los empleados.

Esta implementación fue fluida y rápida, y requirió un entrenamiento mínimo. La integración perfecta de la solución de reserva de salas de reuniones Meeting4Display con Outlook y sus características fáciles de usar garantiza una rápida y sencilla adopción por parte de todos los empleados. Reservar una sala es ahora una tarea sencilla, totalmente integrada en la infraestructura existente sin interrumpir las rutinas de trabajo establecidas.