En Madrid, las modernas instalaciones de uno de los líderes mundiales en tecnología de imagen han ido un paso más allá con una solución eficaz para gestionar la reserva de salas de reuniones y del estudio de grabación ubicado en el mismo lugar.

Problemáticas antes del proyecto

  • Salas con cristales opacos, donde se proyectan imágenes atractivas, que no permiten ver si están ocupadas o no.
  • Ausencia de una solución dedicada para la reserva y visualización de los espacios disponibles.

 

¿El resultado?

 

  • Interrupciones constantes en reuniones por parte de empleados que querían verificar si la sala estaba libre, lo que resultaba aún más problemático en el estudio de grabación cuando había sesiones en curso.
  • Salas con la puerta cerrada que se suponían ocupadas pero que en realidad estaban vacías.
  • Pérdida de tiempo diaria en la búsqueda de una sala disponible.

Para el equipo de la oficina de Madrid, era esencial encontrar rápidamente una solución. Este proyecto se integró de manera lógica en la renovación global de las salas de reuniones, que incluía proyección y equipamiento audiovisual.

Pantallas de reserva de salas para una visualización clara

Para responder a la necesidad de información sobre la disponibilidad de salas, la idea de instalar pantallas de reserva en la entrada de cada sala surgió naturalmente. Además, esta opción encajaba perfectamente en el entorno tecnológico de las nuevas oficinas de Canon. Se optó por pantallas Philips, acompañadas del software Meeting4Display. Los criterios clave para la selección de la plataforma fueron la sobriedad de la interfaz, para integrarse armoniosamente en las instalaciones de alta gama, así como su facilidad de uso y efectividad para visualizar claramente el estado de ocupación de cada sala.

 

Las pantallas instaladas indican las reuniones en curso y, gracias a bandas LED luminosas, permiten ver a distancia qué salas están disponibles (con tres estados posibles: verde, naranja o rojo, según si la sala está libre, reservada próximamente o en uso). Así, ya no es necesario recorrer las salas en busca de una disponible, lo que supone un gran ahorro de tiempo para todos los empleados.

La solución Meeting4Display en tabletas permite visualizar la disponibilidad de las salas en tiempo real, reservarlas de forma inmediata y acceder a servicios de conserjería. Además, es completamente configurable mediante “perfiles de salas”, que permiten definir las funciones disponibles para los empleados según el tipo de espacio. En el caso de Canon, se decidió desactivar la opción de reservas instantáneas para que las tabletas se usen exclusivamente como herramienta de información.

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Una solución de reserva de salas centralizada desde el correo electrónico

 

La instalación de estas tabletas con información en tiempo real se complementó con la implementación del complemento de Outlook de Meeting4Display. Ahora, los empleados pueden buscar y reservar fácilmente una sala directamente desde su correo electrónico, utilizando criterios como capacidad, equipamiento disponible o ubicación. El sistema solo muestra las salas que cumplen con los criterios solicitados y que están disponibles en el horario deseado, sin necesidad de consultar manualmente el calendario de cada sala. Se acabaron las pérdidas de tiempo, los errores de reserva y las sorpresas desagradables al comienzo de una reunión.

Una adopción sencilla para una experiencia de reserva optimizada

 

Los comentarios han sido unánimes: la facilidad de uso de la solución permitió una adopción inmediata y sin barreras. La instalación, realizada por el equipo técnico con el apoyo del integrador EPSILON, fue sencilla.La posibilidad de buscar salas por criterios a través del Add-on de Outlook ha mejorado significativamente la experiencia del usuario, y la visualización en tiempo real en las tabletas es un gran plus, muy apreciado por todos los empleados. Además, la solución cumple con los estándares estéticos exigidos en estas oficinas de Madrid. Ahora, las salas se utilizan de manera más eficiente, las reuniones transcurren sin interrupciones ni conflictos de reservas, y todos disfrutan de una mayor comodidad.

Testimonio

Jaime Martinez Marin,

 Procurement Manager, Canon

“Desde que utilizamos Meeting4Display, la situación ha mejorado considerablemente. Ahora podemos gestionar las reservas de manera eficiente, evitando conflictos y optimizando el uso de nuestros espacios. La interfaz es muy intuitiva y facilita enormemente nuestro trabajo diario. En resumen, Meeting4Display ha sido una solución muy eficaz para nosotros, mejorando tanto nuestra organización interna como la satisfacción de nuestro equipo.”

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